AGRO ABC

Institut for Agroøkologi (AGRO)

”AGRO ABC” giver en kort introduktion til instituttet og beskriver en række generelle retningslinjer for, hvorledes AGRO ledes og administreres. Retningslinjerne skal skabe klarhed over delegeringen af ledelse og inddragelse af medarbejderne samt opstille procedurer for en smidig og effektiv sagsgang i administrationen af AGRO.

Hvis der viser sig emner, som ikke er belyst, er medarbejderne velkomne til at kontakte deres LSU-repræsentant eller en repræsentant fra ledelsen. Udover de beskrevne retningslinjer henvises til AUs generelle retningslinjer.

Organisationsstruktur

Der er ca. 250 medarbejdere i AGRO. Disse medarbejdere er organiseret i 6 forskningssektioner, 3 markenheder samt et sekretariat (se figur nedenfor). Kortet viser placering af AGRO's forsknings- og undervisningsaktiviteter i Danmark. I det følgende vil der komme en nærmere beskrivelse af organiseringen og de enkelte sektioner. Der vil endvidere blive redegjort nærmere for ledelsesstruktur, koordinering samt delegering af ledelse og inddragelse af medarbejderne.

AGRO forsker i samspillet mellem klima, jord, planter, dyr og mennesker i jordbrugssystemer til fremme af sundhed, bæredygtighed og miljøvenlig produktion af fødevarer, foder og energi. Da jord og klima spiller en vigtig rolle i forskningsaktiviteterne, er AGRO geografisk set fordelt på forskellige lokaliteter i Danmark. Hovedaktiviteterne foregår på AU-Flakkebjerg og AU-Foulum samt på forsøgsstationerne Askov og Jyndevad. Samtlige medarbejdere i CROP og PATENT er placeret på AU-Flakkebjerg. Medarbejderne i JORD, JORNÆR, KLIMA og SYSTEM er alle placeret i Foulum. Medarbejderne i STAB, som primært servicerer forskerne og institutledelsen, er fordelt på AU-Foulum og AU-Flakkebjerg. Medarbejderne i MARK er placeret på alle fire lokaliteter. Disse medarbejdere har ansvaret for gennemførelsen af de mange markforsøg i AGRO, hvilket gør den geografiske nærhed vigtig.

Placering af AGRO's aktiviteter i Danmark

I de følgende afsnit findes en kort beskrivelse af formålene for de 6 sektioner, 3 driftsenheder og sekretariatet i AGRO. En uddybende beskrivelse kan ses her.

Afgrødesundhed (CROP)
Sektionen forsker i afgrødesundhed, som omfatter skadegørere, næringsstoffer og afgrødekvalitet for at bidrage til en miljømæssig og økonomisk bæredygtig planteproduktion.

Entomologi og Plantepatologi (PATENT)
Sektionen forsker i forebyggelse og bekæmpelse af plantesygdomme, skadedyr samt honningbiens sygdomme.

Jordfysik og Hydropedologi (JORD)
Sektionen forsker i grundlæggende jordfysisk, -kemisk og -hydrologisk procesforståelse samt i  at opnå kvantitativ indsigt i jordegenskabernes rumlige udbredelse i lokal, regional samt national skala.

Jordbiologi og Næringsstoffer (JORNÆR)
Sektionen forsker i samspillet mellem plantevækst, jordens frugtbarhed og den biogeokemisk betingede omsætning af næringsstoffer og kulstof i dyrket jord.

Klima og Vand (KLIMA)
Sektionen forsker i samspillet mellem klima og jordbrugsproduktion, herunder hvordan landbrugets klimabelastning kan reduceres, hvordan produktionen tilpasses ændrede klimabetingelser, hvordan vandressourcer bedst udnyttes og beskyttes, og hvordan biomasseproduktionen kan øges under disse hensyn.

Jordbrugssystemer og Bæredygtighed (SYSTEM)
Sektionen forsker i, hvordan forskellige jordbrugs- og fødevaresystemer kan udvikles i en bæredygtig retning. Der fokuseres på balancen mellem produktionens konkurrencedygtighed, natur- og miljøpåvirkningen samt bidraget til landdistrikternes udvikling, og hvordan denne påvirkes af agronomisk-biologiske faktorer, fødevarekæders organisering og reguleringen af landbrugsproduktionen.

Markforsøg og Semifield (MARK)
MARK består af 3 driftsenheder i Foulum, Askov og Flakkebjerg, som udfører praktiske forsøg på instituttets unikke forskningsfaciliteter, herunder forsøgsstationer og semifieldanlæg med forskellige jordtyper og klima.

Sekretariatet (STAB)
Sekretariatet yder administrativ understøttelse af såvel institutledelsen som instituttets øvrige medarbejdere i deres forsknings-, uddannelses- og myndighedsaktiviteter.

Delegering af ledelse og instituttets arbejdsform

En sektion består af 15-25 fastansatte medarbejdere, som hver især har deres eget faglige fokus. Det er dog også vigtigt at være opmærksom på, at udfordringerne for AGRO ændrer sig i takt med de ændrede rammevilkår for jordbruget og samfundet i øvrigt. Som følge heraf vil sektionernes aktiviteter også udvikle sig i bl.a. størrelse og fagligt fokus over tid. Hovedparten af alle aktiviteter foregår i eksternt finansierede projekter. Disse udgør ca. 2/3 af indtægterne i AGRO. Der vil derfor være en stor dynamik i AGROs sektioner.

Det er forskerne, som har ”fingeren på pulsen”. De tager initiativ til nye forskningsprojekter, som de efterfølgende beskriver i deres ansøgninger til forskellige fonde. Processen er beskrevet i papiret "Fra idé til projekt". Projekterne er fuldt finansierede, det vil sige, at også de fastansattes løn og arbejde er indeholdt i ansøgningerne. Forskerne har herved et stort medansvar for finansieringen og har dermed muligheder for at medvirke til en gunstig udvikling for hele instituttet. Udgangspunktet er derfor at delegere så meget ledelse som muligt til den enkelte medarbejder og herved give mulighed for høj grad af selvledelse.

Som nævnt udgør eksternt finansierede forskningsprojekter ca. 2/3 af indtægterne i AGRO. Den øvrige 1/3 kommer fra aftalen med Fødevareministeriet (MFVM) samt en mindre del fra dekanatet til ph.d.- og undervisningsområderne. De eksternt finansierede aktiviteter er allerede inden igangsættelsen beskrevet i form af projekter, der ret detaljeret beskriver bemanding og aktiviteter i form af milepæle og ”deliverables”. Aktiviteterne til MFVM er beskrevet som arbejdsopgaver og bestillinger. Disse er i AGRO også inddelt i projekter svarende til indsatsområderne i ydelsesaftalerne. På tilsvarende måde bliver der lavet projektbeskrivelser for uddannelses- og ph.d.-området. I den forbindelse bør det fremhæves, at der er nedsat et tværgående udvalg for uddannelses- og ph.d.-området, således at disse vigtige aktiviteter sikres en bred fundering i instituttet.

Udgangspunktet for gennemførelse af alle aktiviteter i instituttet er således, at der altid foreligger en beskrivelse i form af et projekt. Det forskningsfaglige initiativ og ansvar for ansøgninger, driftsbudget, publicering og uddannelse delegeres i så stort omfang som muligt til den enkelte projektleder. Processen omkring eksterne og interne projekter er nærmere beskrevet i afsnittet omkring ”Økonomi, bemandingsplaner og projektstyring”.

En meget væsentlig del af delegeringen består i, at den enkelte medarbejder selv eller i samarbejde med kolleger (interne/eksterne) formulerer et projekt. Så længe, at overhead (OH) er 44%, og at medfinansieringen er under 10% og formalia i øvrigt er overholdt, vil en projektansøgning altid blive godkendt i instituttet. I tilfælde af større medfinansiering, eller hvis der udelukkende er tale om intern finansiering, kræver det en godkendelse fra institutledelsen. Som udgangspunkt vil rent internt finansierede projekter relatere sig til understøttende forskning for myndighedsbetjeningen af MFVM. Herved sikres maksimal frihed til den enkelte forsker. Institutledelsen vil tage stilling ud fra instituttets strategi, herunder aftalen med MFVM, som er meget afgørende for instituttets fremtidige virke. Når og hvis projektet opnår finansiering, har projektlederen og de involverede medarbejdere dermed opnået maksimal indflydelse på egen arbejdssituation.

Dynamikken i de mange projekter gør imidlertid, at der på tværs af de enkelte sektioner er et konstant behov for en tilpasning i arbejdsopgaverne for den enkelte medarbejder. Det gælder naturligvis for forskeren, som har hjemtaget et nyt projekt, men da forskeren typisk ikke selv kan gennemføre alt arbejdet i projektet, vil også andre medarbejderes arbejdsopgaver blive påvirket. Desuden er der fortløbende behov for at igangsætte større tværgående faglige initiativer, ansættelse af nyt personale samt nye investeringer i forskningsinfrastruktur og driftsmidler. Ansvaret for denne overordnede tilpasning er placeret hos institutledelsen.

Institutledelsen består af institutlederen, de 6 sektionsledere og sekretariatslederen. Institutledelsen mødes 10-12 gange årligt, se medlemmer af institutledelsen og mødeplan for 2018. Et årshjul fremgår af figur 2, og en typisk dagsorden for et møde i institutledelsen vil indeholde punkterne: økonomi, personale, myndighedsbetjening samt på skift nyt fra ph.d.- og uddannelsesområdet.

Det er endvidere en væsentlig opgave for institutledelsen i samarbejde med Økonomienheden at udarbejde bemandingsplaner efter indstilling fra projektlederne. Disse planer er udarbejdet for de enkelte medarbejdere. Udgangspunktet for bemandingsplanerne er projektlederens ønsker til personale. Herved sikres maksimal medinddragelse, og institutledelsens opgave består i at tilpasse disse ønsker for således at sikre, at instituttets ressourcer bliver anvendt på den mest hensigtsmæssige måde.

”Personale” er et vigtigt punkt, som er med på stort set alle møder i institutledelsen. Dette skyldes, at der i mange forskningsprojekter er et stort behov for nyansættelser. De fleste er typisk i form af postdoc og/eller ph.d. Ansvaret for disse korttidsansættelser er uddelegeret i størst muligt omfang. Det er således projektlederen i samarbejde med sektionslederen, som forestår udarbejdelsen af stillingsopslag, nedsættelse af bedømmelsesudvalg og udvælgelse af den ønskede kandidat. Procedurerne herfor er nærmere beskrevet under Personale og procedurer omkring ansættelser.

Ansættelse af fast personale kan ikke delegeres til de enkelte projektledere, idet det kræver en overordnet vurdering af det langsigtede behov på tværs af instituttet og med en længere tidshorisont end de enkelte projekter. Det samlede aktivitetsniveau og den forskningsfaglige udvikling i de enkelte sektioner øver dog stor indflydelse på denne beslutning. Den enkelte forsker og øvrige relevante medarbejdere bliver herved inddraget i det omfang, de bidrager til denne udvikling.

Der foreligger altid en dagsorden med bilag og referat fra institutledelsesmøder. Referaterne er tilgængelige for alle typisk 14 dage efter møderne. Dagsorden og bilag sendes som udgangspunkt kun til ledelsen. Institutledelsesmøder afholdes oftest på videolink. Derudover holdes lederseminar 2 gange om året. Disse møder afholdes som internatmøder over 1½ dag. Formålet med disse møder er at komme i dybden med emner af mere strategisk karakter. For at sikre inddragelsen af synspunkter vedrørende ph.d., uddannelse og erhvervssamarbejde i institutledelsen, tilforordnes efter behov formand for uddannelsesudvalget, formand for ph.d.-programkomité og formand for erhvervsudvalg i de relevante møder. Endvidere deltager driftslederne fra MARK-enhederne i møder efter behov.

Via deres deltagelse i institutledelsen bidrager sektionslederne til udarbejdelse af bemandingsplaner, inddragelse i personaleforhold, investeringer og andre beslutninger af mere strategisk karakter. En vigtig rolle for sektionslederen er også at være involveret i ydelsesaftalerne med MFVM, hvor de kan være kontaktperson for indsatsområder inden for aftalerne. To af sektionslederne er desuden udpeget som viceinstitutledere i henholdsvis Foulum og Flakkebjerg. Viceinstitutledernes funktion er at være stedfortræder for institutlederen i dennes fravær. Det fremgår bl.a. heraf, at sektionslederen har en vigtig rolle i forhold til ledelse af medarbejderne, herunder at afholde Medarbejder Udviklings Samtaler (MUS).

Som det fremgår af årshjulet, holder alle sektioner typisk 6-8 møder om året. På sektionsmøderne følges bl.a. op på publicering, projektarbejde, ansøgninger, velkomst af nye kolleger, andre generelle aktiviteter samt sociale aktiviteter i sektionen. Disse møder er således også et vigtigt organ til at få mere indsigt i, og blive inddraget i beslutningerne. Projektlederne er næste ledelsesled. Deres ansvarsområde fremgår af de konkrete projektbeskrivelser, og i næste afsnit er beskrevet retningslinjer for planlægningen i AGRO.

Endelig har instituttet et antal driftsledere og koordinatorer, der har ansvaret for arbejdsfordelingen for et antal TAP-medarbejdere indenfor et veldefineret område.

Medinddragelse af medarbejdere via seminarer, udvalg, komitéer, etc.

Som et led i at inddrage de fastansatte videnskabelige medarbejdere i beslutningerne omkring instituttets strategi og faglige udvikling afholdes en gang årligt et SeniorVIP-møde. Mødets formål er primært at drøfte den forskningsfaglige udvikling og strategi i AGRO. Et vigtigt formål er desuden at udveksle synspunkter og øge kendskabet til kolleger og forskningsområder på tværs af de enkelte sektioner og geografi.

Derudover har instituttet en række udvalg, som er beskrevet nedenfor. Ad hoc-udvalg er ikke beskrevet.

Samarbejdsudvalg og Institutforum

Alle medarbejdere har via de forhandlingsberettigede organisationer mulighed for at stille op som repræsentant til det Lokale Samarbejdsudvalg (LSU), og i Institutforum har alle medarbejdere mulighed for at stille op uanset tilknytning til forhandlingsorganisation. Disse organer giver gode muligheder for at blive inddraget i et lokalt samarbejde, hvor beslutninger og nye ideer kan drøftes og udvikles mellem ledelse og medarbejdere især vedrørende instituttets økonomiske situation, strukturændringer samt andre beslutninger omkring arbejdets tilrettelæggelse, se kommissorium. Det fremgår af årshjulet, at der afholdes fælles møder i LSU/Institutforum ca. 4 gange årligt. Dagsorden udarbejdes i samarbejde med næstformændene og udsendes til alle medarbejdere senest 1 uge forud for mødet.

Arbejdsmiljøudvalg

Med hensyn til arbejdsmiljø, er der nedsat et Lokalt ArbejdsMiljøUdvalg (LAMU), som ud fra gældende lovgivninger og AUs retningslinjer tager lokale problemstillinger op. Dette udvalg mødes ca. 4 gange årligt, se kommissorium. Dette udvalg dækker desuden DCA og ICROFS.

Uddannelsesudvalg

Der er nedsat et uddannelsesudvalg. Dette udvalg er bl.a. rådgivende i relation til instituttets uddannelser og undervisning, som udbydes ved AU. Udvalgets formand har fået delegeret ansvaret for at udarbejde projekt ”Uddannelse i AGRO”, omfattende bacheloruddannelsen i Agrobiologi og kandidatuddannelser i Agrobiologi og Agroenvironmental Management. Udvalget består af 6 seniorVIP. Formanden er tilforordnet i institutledelsen og deltager typisk i hvert andet møde.

Ph.d.-programkomité

Der er nedsat en ph.d.-programkomité, som er rådgivende for institutledelsen i alle spørgsmål vedrørende ph.d. Programkomitéen udarbejder endvidere indstillinger til formanden for ph.d.-skolen GSST, og komitéens medlemmer evaluerer ansøgninger, deltager i eksaminationen af de studerende o.l. (se GSST rules and regulations). Komitéen består af 6 seniorVIP (en medarbejder fra hver forskningssektion). Udvalgets formand har fået delegeret ansvaret for at udarbejde projekt ”Ph.d.-uddannelse i AGRO”. Formanden er tilforordnet institutledelsen og deltager typisk i hvert andet møde.

Ph.d.-programkomitéen har udarbejdet en række retningslinjer for de studerende i AGRO, disse kan ses her:

På ST-niveau er der endvidere udarbejdet retningslinjer for:

  • Udgifter til ph.d.-forsvar og kvalifikationseksamen på ST

Erhvervsudvalg

For at øge dialogen og samarbejdet med erhvervslivet har AGRO et erhvervsudvalg. Udvalget arbejder med målsætninger, kortlægning af interesser samt udarbejder årlig afrapportering til fakultetets erhvervsudvalg. Formanden for udvalget er medlem af fakultetets erhvervsudvalg.

STs akademiske råd

Instituttet har 1 plads i STs akademiske råd, og repræsentanten vælges for 4 år, se nærmere her.

Laboratorieudvalg, Foulum

Der er nedsat et udvalg med repræsentanter fra relevante sektioner samt TAP-repræsentanter fra laboratoriet. Udvalget formidler behov, ønsker samt eventuel kritik fra sektionerne i relation til laboratoriefaciliteterne samt indstilling til budget med hensyn til bemanding, større indkøb samt tilrettelæggelse/organisation af instituttets laboratoriefaciliteter i Foulum.

Udvalg for MARK-Jylland

Der er nedsat et udvalg, som skal følge udvikling og behov for brug af faciliteter til markforsøg, semifieldforsøg samt forsøg i klimakamre og væksthuse. Udvalget skal sikre en tættere dialog om forsøgsarbejdet og i fællesskab prioritere de overordnede linjer.

Intern kommunikation

Der tilstræbes stor åbenhed og et højt informationsniveau i AGRO. Det sker dels via referater fra alle ovennævnte møder, dels via afholdelse af kirkesals-/kaffemøder samt personalemøder. Referater af disse møder vil være tilgængelige på instituttets intranet og i nyhedsbrevet AGRO Biweekly.

Relevante nyheder formidles igennem instituttets intranet og nyhedsbrevet AGRO Biweekly, som udkommer hver 14. dag.

AGROs personalesammensætning har ændret sig meget gennem de senere år, hvilket bl.a. betyder, at deri dag er ca. 60 ikke dansk talende medarbejdere. Derfor følger AGRO AUs generelle sprogpolitik. Referater fra institutledelse, LSU/Institutforum, LAMU, personalemøder (inklusive kaffe-/kirkesalsmøder) kommer kun på dansk, men vigtige beslutninger kommunikeres særskilt ud på både dansk og engelsk. AGRO Biweekly udkommer både på dansk og engelsk, og heri vil der være et kort resume af de nævnte referater.

Økonomi, bemandingsplaner og projektstyring

I samarbejde med ST Økonomi (ØC) har AGRO en række processer omkring budgettering, bemandingsplaner og regnskab. Instituttet har retningslinjer for forlods finansiering og medfinansiering fra instituttet.

Hvis der er behov for forøgelse af medfinansiering til eksterne projekter, skal dette aftales med institutlederen. Ændringer og opfølgning på bevilgede interne projekter og sektionskonti aftales mellem sektionsleder/projektleder og sekretariatslederen.

I mange ansøgninger, økonomiblanketter o.l. skal der angives fx EAN nr., CVR nr., stednr. P-nr. eller PIC-nr.

Interne projekter og -ansøgninger

I december igangsættes en proces med at indkalde ønsker om interne projekter i det nye år. Den enkelte medarbejder formulerer selv eller i samarbejde med kolleger et projekt via et skema. Efterfølgende vil ansøgningerne blive behandlet af institutledelsen på møder i december og januar. Omkring 1. februar vil der kunne gives et første bud på bevilgede interne projekter. Det er institutsekretariatslederen, som melder budget ind på bevilgede interne projekter.

Budgettering af vejledertid til ph.d.-studerende betalt af instituttets AV-bevilling sker efter denne vejledning. Dette gælder også for specialeprojekter til vore uddannelser.

Eksterne projektansøgninger

Her gennemgås processen fra idé til afrapportering, og her er det vigtigt, at budgetterne udarbejdes i ØCs budgetteringsskemaer. Disse findes her. Det er vigtigt, at der skrives AGRO i Institut-feltet øverst på siden. Dette budget skal godkendes af ØC-controlleren forud for underskrift af institutlederen.

Efter afsendelse af ansøgning sendes denne til relevant sekretær med henblik på registrering i ReAp (database med samtlige ansøgninger afsendt fra instituttet) og journalisering i Workzone. For at sikre at der ikke sker dobbeltregistrering i tilfælde med projekter med flere ”projektledere” i instituttet, aftales det indbyrdes, hvem der er den ordførende, og dennes sekretær står for registreringen.

Projektoprettelse i Navision (projekt nr.)

Forud for bestilling af projektoprettelse til kontering af udgifter og tidsregistrering, skal institutlederen gennemse og godkende/underskrive bevillingsskrivelsen. Det er vigtigt, at godkendelsen af projektet fra både projektleder og institutleder journaliseres i Workzone på projektets sag. Projektlederen sender herefter en anmodning til sin relevante projektøkonom, som returnerer et projektoprettelsesskema. Skemaet udfyldes bl.a. med, om det er forskning eller myndighedsbetjening samt om %-fordelingen af myndighedsbetjening på de enkelte indsatsområder.

Der skal endvidere tages stilling til om der er tale om et kommercielt/ikke kommercielt projekt. Du kan læse mere i AU’s miniguide ”Kommerciel eller ikke-kommerciel aktivitet?”.

Det vil typisk tage 14 dage at få et projekt oprettet fra modtagelsen af underskrevet blanket.

Budgetter og bemanding

Alle interne og eksterne projekter budgetteres i samarbejde mellem projektleder/institutsekretariatsleder og ØC i databaserne SIGURD og Navision, når de er bevilget. SIGURD danner grundlag for projektbudgettering, sektionernes bemandingsplaner og økonomioversigter til institutledelsen.

SIGURDs skemaer introduceres til den enkelte projektleder af sektionens projektøkonom.

Regnskab

Forbrug på projekterne kan følges af projektlederen (for egne projekter) og institut-/sektionslederen (for alle projekter i institut/sektion) her, hvor der logges på med samme login som til netværket.

Til venstre er der et link ”Standardrapporter”. Her vælges ”ST20 Budgetopfølgning til projektledere 1 år”, og der vælges det konkrete projekt, der ønskes regnskab for.

Det er projektlederens ansvar at lave forbrugsopfølgning i samarbejde med projektøkonomen.

Indkøb

AGRO har en række indkøbere/rekvirenter, som er ansvarlige for instituttets indkøb og godkendelse af fakturaer til betaling. Her fremgår det hvem der er indkøber indenfor de forskellige områder, fordelt på lokaliteter.

Det kan aftales, at projektleder selv foretager indkøbet, men i disse tilfælde skal der ved ordreafgivelse oplyses: EAN nummer, ordrenummer, som er sammensat af projektnummer og aktivitetsnummer samt indkøber/rekvirentnavn til leverandøren. Dette gælder uanset, hvem der foretager indkøb.

Tidsregistrering

Da mange af instituttets bevillingsgivere kræver tidsregistrering i forbindelse med afrapportering, har instituttet et system til dette – ProMark. Alle AGROs AU-aflønnede medarbejdere skal indrapportere i systemet.

Du kan finde vejledninger til systemet her.

Du kan logge på ProMark her.

Når en medarbejder stopper, går på barsel, tager orlov, o.l. er det vigtigt, at vedkommende indtaster sin tid frem til sidste arbejdsdag. For medarbejdere som går på barselsorlov gælder, det endvidere, at vedkommende skal registrere sin forventede barsel frem til sidste fraværsdag.

I ProMark kan man nederst på Fraværs-fanebladet se sine saldi for restferie, flex, o.l. Derudover har AURAP mulighed for at den enkelte medarbejder kan se, hvor meget tid der er forbrugt på projektet i forhold til det budgetterede i bemandingsplanen på rapporten ST25 Timerapport.

Personalemæssige forhold

Øvrige personalemæssige forhold

Der findes en række personalemæssige retningslinjer på AU-plan, og der henvises til disse, for så vidt de ikke er beskrevet i dette papir. 

Tildeling af kontorarbejdspladser

For at sikre en optimal udnyttelse af AGROs kontorer og ens betingelser for alle ansatte – afhængigt af opgaver – fordeles kontorer i henhold til følgende retningslinjer:

Der vil på de geografiske enheder være udpeget en person til den daglige fordeling.

LokalitetNavn
FoulumBirgit Sørensen Langvad
FlakkebjergSonja Graugaard
AskovHenning C. Thomsen
FoulumgårdJens B. Kjeldsen

I tilfælde af tvister/tvivlsspørgsmål har sekretariatslederen det overordnede ansvar for fordeling af kontorer i AGRO.

For at sikre en optimal udnyttelse af AGROs kontorer og ens betingelser for alle ansatte – afhængig af opgaver – fordeles kontorer i henhold til nedenstående retningslinjer:

FunktionKontorstørrelse
Institutleder, sektionsleder eller professor1½ modul
Seniorforsker, forsker, post doc1 modul
Ph.d.-studerende, masterstuderende2 deler 1 modul eller 3 deler 1½ modul
Sekretær, it-medarbejder, TAP med koordineringsfunktion1 modul eller 2 deler 1½ modul
Laboranter, teknikere, flex-job eller deltid o.a.2-3 deler 1 modul eller 3-4 deler 1½ modul

 

Flekstidsaftale

flekstidsaftale for TAP og AC-TAP er fastsat reglerne for flekstid i AGRO. Heri står hvem, der er omfattet, samt hvilke regler der gælder.

Overarbejde

Medarbejderen registrerer i ProMark det reelle antal timer (1:1), der er arbejdet på de relevante projekter. Der henvises til de relevante overenskomster.

Der er indgået lokalaftale for medarbejdere, der er beskæftiget med sæsonbetonet og forsøgsrelateret arbejde ved markforsøg.

Medarbejderen udfylder tidsregistreringsregneark (Excel) for fuldtid / deltid, med komme og gå tider for måneden samt angiver, om der har været tale om pålagt overarbejde.

MARKs medarbejdere skal alle udfylde regnearket. Hvis der har været overarbejde i den forgangne måned, sørger sektionslederen for underskrift og projektnummer til evt. udbetaling af ulempetillæg. Øvrige medarbejdere under lokalaftalen med feltarbejde udfylder kun skemaet, hvis der har været overarbejde i den konkrete måned, og kun for de dage, hvor der har været overarbejde. Her sørger medarbejderen for relevante underskrifter og projektnummer. Sektionsleder sender skema til sekretariatet.

Følgende personer kan skrive under på skemaet: projektleder ved udbetaling af ulempetillæg og ellers Karin Dyrberg, Stig T. Rasmussen og sektionsledere.

Overenskomstmæssig overtid
TAP-medarbejdere med lejlighedsvis indendørs overarbejde, udfylder skemaet "Overtid - Indendørsarbejde". Skemaet godkendes af projekt- og sektionslederen, og sendes til sekretariatet (Karina Rysholt Christensen/Birgit S. Langvad).

Generelt
Sekretariatet sender skema til HR-support på de medarbejdere, der skal have udbetalt ulempetillæg.

Afholdelse af ferie og særlige feriedage

I AGRO er reglen, at al ferie og særlige feriedage skal være afviklet inden for det givne ferieår. I "Procedurer for afholdelse af ferie, særlig feriedage og 1. maj i Agroøkologi" fremgår de nærmere regler og procedurer. For korttidsansatte er reglerne lidt anderledes.

Instituttet kan efter ferieloven indgå aftale om samtidighedsferie med visse udenlandske medarbejdere. Reglerne om samtidighedsferie indebærer, at ferien kan afholdes i takt med, at den optjenes. Udgangspunktet er, at al ferie skal være afviklet ved fratræden, når man har valgt samtidighedsferie. Ved korttidsansættelser modtager man kort efter start et skema, som skal udfyldes og returneres til sekretariatet. På dette skema skal udfyldes, hvornår man afvikler sin samtidighedsferie. For personer, som har kontrakt over flere år, følges de sædvanlige ferieregler for korttidsansatte, hvilket betyder, at de 1 år før kontraktens udløb skal udfylde skema for resten af perioden.

Brug af Outlook til registreringer

For at give en god service, fx i forbindelse med telefonbetjening, er det vigtigt, at Outlook er opdateret. I vejledningen kan ses, hvordan der gives tilladelse til, at sekretærer kan opdatere kalenderen for de enkelte medarbejdere.

Rejser, herunder forplejning

AGRO følger de generelle rejseregler gældende for medarbejdere i staten samt AU’s rejsepolitik. Ved bestilling af rejser gennem rejsebureau skal Carlson Wagonlit bruges. Det er også muligt at bestille tog- og flybilletter direkte ved et flyselskab, her skal bestilleren dog være opmærksom på, at hvis der er tale om rejser med flere skift, så står vi selv inde for ekstraudgifter, hvis der er problemer med afgangene. Sekretærerne i instituttet kan evt. guide til den rigtige løsning for den enkelte.

Forplejning ved endagsrejser afregnes efter bilag (rimelige priser), og ved flere dages rejse afregnes via time-dagpenge. I tilfælde af forudbetalte måltider via gebyrer modregnes dette i time-dagpengene.

Der er specielle regler for ph.d.-studerende og Postdocs.

Brug af tjenestevogne

Centerdrift tilbyder alle medarbejdere vogne til tjenstlig kørsel. Tjenestevogne må under ingen omstændigheder anvendes til privat kørsel eller transport af privatpersoner. Vejledning om brug af tjenestevogne.

Studerende og gæsteforskere skal bemyndiges af afdelingen til at benytte tjenestebilerne, og her gælder de samme regler som for medarbejdere.

Bilen skal altid afleveres med fuld tank. Ved tankning anvendes kreditkort tilknyttet tjenestevognen, kvitteringer gemmes i taske/mappe. Eventuelle bøder, herunder parkeringsbøde, fartbøde etc., afholdes af føreren.

AU er selvforsikret. Det betyder, at eventuelle uheld og skader ved brug af tjenestebiler dækkes af AU. Studerende er ikke dækket af AU’s arbejdsskadeforsikring for ansatte. Studerende opfordres derfor til at tegne egen ulykkesforsikring.

Transport i egen bil, tog og tjenestevogn i AU regi betragtes af Arbejdsskadestyrelsen, som værende et privat ærinde, hvorfor det anbefales, at medarbejderne tegner en privat fuldtidsulykkesforsikring.

Procedurer omkring ansættelser

Det er vigtigt, at al kommunikation vedrørende ansættelse altid går til Karina Rysholt Christensen, som vil koordinere med institutlederen og HR. 

Generelt ved ansættelser

Skema”Nyansættelse med løn” udfyldes og sendes til Karina Rysholt Christensen, som sørger for godkendelse fra institutlederen og HR. Det kan evt. gøres i samarbejde med sektionssekretæren, ellers skal i huske at sende cc: til sektionssekretæren, med henblik på at gøre arbejdsplads klar til vores nye kollega. 

I forbindelse med opslag af stillinger samt nedsættelse af diverse udvalg i denne forbindelse skal følgende sendes til Karina Rysholt Christensen:

  • Type ansættelse
  • Begrundelse for opslag
  • Projektnummer som skal finansiere ansættelsen
  • Udkast til stillingsopslag

I bilag ”Ansættelsesprocedure_workflow” er det muligt at se forskellen mellem postdoc og temporær VIP.

Guide til brug ved ansættelsessamtaler.

Procedure og regler for ansættelse kan findes på AU’s hjemmeside:

Vejledninger og regler for ansættelse af videnskabelige stillinger

Generelle vejledninger og regler

TAP ansættelser

Arbejdsgangen ved lønindplacering af TAP er beskrevet i notatet "Lønindplacering ved TAP-ansættelser i AGRO". 

Gæster

Gæster (forsker og ph.d.) og praktikanter (studerende, som ikke er indskrevet ved AU) som tilknyttes AGRO, men som ikke får løn skal registreres i instituttet. For at sikre denne registrering, skal skemaet ”Nyansættelse uden løn” udfyldes og sendes til Karina Rysholt Christensen, som sørger for nødvendig registrering. Husk også at informere din sektionssekretær. 

For at modtage en praktikant fra et ikke EU-/EØS-land SKAL praktikanten have en arbejds- og opholdstilladelse til AGRO!

Dette er ekstremt vigtigt, og det kan få fatale konsekvenser for hele AU, hvis ikke dette overholdes. Turist- eller Schengenvisum til et andet EU-land er ikke nok, og det er heller ikke nok, at være indskrevet i et andet EU-land. Praktikanten skal have en arbejdstilladelse til AGRO, for at kunne arbejde og i det hele taget opholde sig i instituttet.

Der skal altid beregnes min 2 mdr. behandlingstid i forbindelse med ansøgning om arbejds- og opholdstilladelser. Det skal endvidere nævnes, at det koster et gebyr at søge om tilladelsen, hvilket pt. beløber sig til 2.890 DKK (2017-niveau), som den studerende selv skal betale. Derudover skal der laves en uddannelsesplan, som skal vedhæftes, når der søges om tilladelsen. 

Yderligere information kan findes her: http://www.au.dk/en/internationalcentre/international-students/internships/

Ansættelse af ledige med løntilskud – og virksomhedspraktik

Ifølge § 56 i Bekendtgørelse af lov om ansvaret for og styringen af den aktive beskæftigelsesindsats af 15. juni 2010 fastsætter Beskæftigelsesministeren en gang årligt en kvote for ansættelse med løntilskud. Aarhus Universitet indgår i den samlede kvote inden for Ministeriet for Forskning, Innovation og Videregående Uddannelser.

Universitetet er forpligtet til at stille en løntilskudsplads til rådighed senest 24 dage efter at have modtaget anmodningen fra jobcentret eller en anden aktør, der varetager indsatsen over for den ledige (søn- og helligdage medregnes ikke).

AGRO ønsker at leve op til loven, men ansættelsen skal foregå på en måde, som sikrer, at vedkommende ikke udfører arbejde, som kan udføres af fastansatte. Proceduren fremgår af bilag ”Ansættelse af personer i løntilskud_260916”. Derudover skal der udfyldes skema Personligt "Impact Map"

Praksis vedr. perioden mellem aflevering og forsvar for ph.d.-studerende.

Fra en Ph.d.-studerende har afleveret sin afhandling og til forsvaret går der typisk ca. 2½ mdr; en venteperiode hvor den studerende forbereder forsvaret. Læs mere i dette notat vedr. perioden mellem aflevering og forsvar for pd.d studerende

Onboarding - Sådan byder vi nye kolleger velkommen

Konceptet onboarding er indført i AGRO fra den 1. januar 2017. Det overordnede formål med indførelse af onboarding er at sikre, at alle nyansatte får en god, professionel og ensartet modtagelse i AGRO.

Erfaringer viser, at en god modtagelse den første dag samt opfølgning den første tid øger chancen for, at den nye kollega hurtigt falder til og føler sig som en integreret del af sektionen og instituttet – at han eller hun hører til.

I forbindelse med onboarding er der defineret fire nøgleroller: Buddy, vejleder, sekretær og sektionsleder. En af de nye ting i konceptet er, at alle nye medarbejdere får udpeget en buddy, som de får oplyst navnet på, inden de starter.

Derudover bliver der lavet et introduktionsprogram for den nye medarbejder, så det er planlagt, hvad der skal ske den første tid. Det er sekretæren der sammen med den kommende vejleder eller projektleder står for denne forberedelse.

Vejledninger og formularer til onboarding-forløbet kan findes på AGRO’s intranet.

IT-support

Den daglige IT-support i instituttet klares ved henvendelse til foulum.st.it@au.dk. Læs mere om IT-supporten.

Du kan se mere om driftsstatus på AU’s systemer på https://driftstatus.au.dk/, hvis du oplever problemer.

IT-indkøb

Nyt omkring indkøb af IT-udstyr og software

ST IT er i gang med en harmonisering af processen omkring indkøb af IT-udstyr (computere, tablets, telefoner) og software. Det betyder, at alle bestillinger skal ske af medarbejderen selv via IT webshoppen.

Før du bestiller, skal du aftale med din nærmeste leder eller projektleder, hvilket projektnummer der skal betale for indkøbet. Projektnummeret skal du påføre din bestilling. Med hensyn til eksterne projekter skal du som medarbejder undersøge, om den eksterne bevillingsgiver dækker omkostninger til IT-udstyr, hvilket ikke gælder for alle bevillingsgivere. Hvis du er i tvivl, så kontakt din projektøkonom.

Du må kun afgive bestilling, hvis du er aflønnet af AGRO.

Vi henstiller til, at du i første omgang afgiver ønske om ”Raadgivning onskes i forbindelse med indkobet”, idet institutledelsen ikke ønsker at få indkøbt udstyr, som enten er over- eller underdimensioneret i forhold til det behov, du som medarbejder har. Institutledelsen har tidligere besluttet, at Mac-computere kun kan bestilles, hvis der er særlige behov for specielt software, som kun kører i dette miljø. Ved indkøb af Mac skal medarbejderen desuden være opmærksom på, at hjælp hos lokale IT-supportere er begrænset på dette område.

Omkring smartphones henstilles til, at der ikke bestilles modeller, som koster over 3.000 kr. (år: 2017) Tablets kan kun bestilles af medarbejdere med meget udadvendt aktivitet eller arbejdsmæssigt dokumenterede behov.

Det er altid en ledelsesmæssig beslutning, hvilke medarbejdere, der har en jobsituation og -funktion, som nødvendiggør, at universitetet stiller multimedier (mobil, pc, hjemmeopkobling) til rådighed for dem. Lederen skal således foretage en konkret vurdering i den enkelte situation. Læs mere om rettigheder og beskatning her.

Når du bestiller via webshoppen modtager institutledelsen en mail, og kan altid stoppe indkøb af IT-udstyr, hvis bestillingen skønnes unødvendig, eller der er mistanke om misbrug.

Politik for computere ved AU

For at computere kan understøttes på AU’s netværk skal de opfylde følgende krav:

·         Ikke ældre end 4 år

·         Køre Windows 10 som operativsystem

·         Benytte et af AU-IT administreret og overvåget antivirusprogram

·         Have en SSD harddisk på minimum 256 GB

Sektionernes mailgrupper

Sektionens sekretær ejer/vedligeholder sektionens mailgruppe og kan tilføje og slette medlemmer af gruppen.

Hvis medarbejdere uden for sektionen ønsker at blive tilføjet, skal dette godkendes af sekretariatslederen, før sekretæren tilføjer e-mail.

Hvis du ønsker at blive tilføjet andre mailgrupper, kan du under properties se, hvem ejeren af gruppen er.

Vejledning til at tilføje/fjerne medlemmer af distributionslisterne.

Mailgrupper, som går på tværs af sektioner redigeres af Karina Rysholt Christensen.

Forsøgsplanlægning i laboratorie og mark

For at sikre, at vi overholder Arbejdsmiljølovens bestemmelser i forbindelse med laboratoriearbejde, er dette dokument udarbejdet. Læs mere...

Den gode plan – anmeldelse af forsøg i laboratorie/mark

For at sikre et godt samarbejde mellem den studerende og TAP i laboratorie/mark har vi udarbejdet et forventningsafstemningsskema. Dette skema skal altid udfyldes i forbindelse med laboratorie- eller feltarbejde. Det er ikke muligt at arbejde i laboratoriet eller på forsøgsarealerne, hvis skemaet ikke er udfyldt. Den studerendes vejleder er ansvarlig for at booke et møde mellem vejleder, TAP-vejleder og den studerende.

Introduktion til laboratoriearbejde - DANSK
Introduktion til laboratoriearbejde - ENGELSK

Analyseenheden

Analyseenheden beskæftiger sig med rutineprægede analyser for rekvirenter inden for instituttet (samt for eksterne kunder efter aftale). Analyser udføres alene som en indtægtsdækket virksomhed. Analyseenheden er ikke akkrediteret, men lever for en stor del op til kravene i DS/EN ISO 17025 Generelle krav til prøvnings- og kalibreringslaboratoriers kompetence.

Analyseenheden udfører opgaver i eget laboratorium. Korte beskrivelser af analysemetoder kan findes HER.

Rekvisition og prisliste.

Drone-Team

Driftshåndbog for flyvning med droner ved AGRO.

Samarbejdsaftale indgået mellem AGRO og ENG om flyvning med droner.

Andre procedurer

Procedure for Tørring og formaling af plantemateriale.

Procedure for behandling af jord fra non-europæiske lande - DANSK
Procedure for behandling af jord fra non-europæiske lande - ENGLISH

Redigerbar fil til advarselsskilte kan findes her.

119151 / i31