Ansættelser og gæsteophold

Generelt ved ansættelser

Al kommunikation vedrørende ansættelse skal gå via Karina Rysholt Christensen, som koordinerer med institutlederen og HR. 

Postdoc, videnskabelig assistent og TAP kan ansættes i op til 1 år uden opslag. Postdoc og videnskabelig assistent kan forlænges med yderligere op til 1 år. TAP kan kun forlænges, hvis der er en objektiv begrundelse. Ansættelser fra forsker/adjunkt-niveau og op kan kun ske efter opslag og for min 3 år.

  • Projekt-/sektionsleder anmoder om ansættelse online via formularen til højre. Af anmodningen skal det fremgå, hvilke projekter der skal betale for den konkrete periode. Karina skal kontaktes senest 1½ måned før tiltrædelse for danskere, 2½ måned før tiltrædelse for EU-borgere og 3½ måned før tiltrædelse for ikke-EU-borgere.
  • Sekretariatslederen/projektøkonomen tjekker op med bemandingsplaner for den konkrete sektion, om der er budgetteret NN, eller andre ledige ressourcer på projekterne.
  • Institut- og sekretariatsleder samt Karina holder møde ca. hver 14. dag med henblik på endelig afklaring af ansættelsen.
  • Karina melder tilbage til projekt-/sektionslederen, om ansættelsen er godkendt
  • Ved VIP-ansættelser taster Karina anmodningen ind i EMPLY – efterfølgende skal den person, der skal ansættes, uploade CV, eksamenspapirer etc., og projektleder skal lave faglig vurdering i EMPLY.
  • Ansættelser sker som udgangspunkt altid for minimum 6 måneder og til den 1. eller den 15. i en måned.

Ansættelse på særlige vilkår efter det sociale kapitel i staten, fx i fleksjob eller løntilskudsjob, kan ske uden opslag. Det gælder både for allerede ansatte, der overgår til ansættelse på fx fleksjobvilkår i samme stilling, og for personer, der selv retter henvendelse til institutionen, eller hvor det lokale jobcenter retter henvendelse til institutionen om muligheden for at anvise en stilling til en person visiteret til fx et fleksjob, jf. Finansministeriets og CFU's vejledning om socialt kapitel i staten (december 2015).

Guide til brug ved ansættelsessamtaler

Nedenfor kan du se workflow og gode råd omkring ansættelse af ph.d., postdoc, midlertidig VIP, fast VIP og TAP-ansættelser og hvordan det foregår med opslag.

Postdoc + Videnskabelig assistent

Ansættelse af postdoc og videnskabelig assistent  i AGRO sker jf. flowdiagrammet her. Før opslag skal der ligge en finansieringsplan for stillingen, som skal godkendes af institutlederen.

Der er flere kombinationsmuligheder i forhold til ansættelse med og uden opslag. Eksempler kan findes på dette link DK/UK

Vedrørende ansættelse af postdoc efter ph.d. hos AGRO

Fra en ph.d.-studerende har afleveret sin afhandling og indtil selve forsvaret, går der 2½ mdr. - en venteperiode - hvor ph.d.-arbejdet evalueres af bedømmelseskomiteen, og den studerende forbereder forsvaret.

For at sikre ens vilkår og transparens for AGROs ph.d.-studerende gælder nedenstående omkring ansættelse i AGRO efter ph.d.-studiet.

Som udgangspunkt ansætter vi ikke ph.d.-studerende i venteperioden. Dette betyder, at den studerende som hovedregel selv skal finansiere perioden, fra vedkommende har afleveret sin afhandling, og indtil forsvar finder sted.

Ansættelse kan i særlige tilfælde ske umiddelbart efter aflevering af afhandling, hvis vedkommende ansættes i en opslået stilling på minimum 2 år. Dette aftales i det konkrete tilfælde med institutlederen, hvor finansiering og opgaver aftales. Opslag og ansættelse sker efter de gældende HR-regler. Ansættelse uden opslag vil kunne finde sted, efter afhandlingen er godkendt til forsvar og med det antal måneder, hvor der er arbejde og finansiering (maks. 12 mdr.). Dette aftales også med institutlederen og sker efter de gældende HR-regler.

Temporær VIP

Ansættelse af temporær VIP sker jf. flowdiagrammet. Før opslag skal der ligge en finansieringsplan for stillingen, som skal godkendes af institutlederen.

Temporær VIP stillinger er: adjunkt/forsker, lektor, seniorforsker og seniorrådgiver.

Fast VIP

Ansættelse af fast VIP sker i henhold til instituttets rekrutteringsplan, som opdateres en gang årligt. Processen kører jf. flowdiagrammet

Søgekomité

Formålet med anvendelse af søgekomitéer er at styrke instituttets arbejde med rekruttering af nye medarbejdere og særligt med henblik på at sikre et ansøgerfelt med høj faglig kvalitet og diversitet.

Se nærmere omkring komitéens opgaver o.l. her.

Øvrige informationer

Der henvises endvidere til Tech fakultetets ansættelsesprocedurer og -kriterier, som kan ses her.

Ph.d.

Ph.d.-stillinger besættes som udgangspunkt altid efter opslag (undtaget er erhvervsph.d. eller selvfinansierede ph.d.-studerende). Bevillingshaver/hovedvejleder skal sikre sig, at der er fuld finansiering til ansættelsen fra et eller flere projekter i instituttet. Før opslag skal der ligge en godkendt finansieringsplan udfærdiget sammen med projektøkonomen. Planen skal underskrives af institutlederen.

Finansieringsskema og skabelon til opslag findes på GSTS hjemmeside

Workflow for ansættelse af ph.d. ser sådan ud:

TAP + AC-TAP

Ansættelse af TAP og AC-TAP-medarbejder følger flowet til højre.

 

Særligt vedr. ansættelse af teknikere og MARK-medarbejdere

Det er muligt at ansætte ”landbrugsarbejder” som timelønnet. Beskrivelse af opgaver kan findes i notat fra HR.

Forsøgsmedarbejder vil altid skulle ansættes på månedsløn. Beskrivelse af opgaver kan findes i notat fra HR.

Timeløn

I AGRO har vi et ønske om at sikre, at timelønnede får den korrekte løn til rette tid. Nedenstående procedure er lavet for at synliggøre processen omkring timeløn i relation til deadlines, rækkefølge, ansvarlige mm.

Senest d. 2. hverdag i efterfølgende måned skal den timelønsansatte sende udfyldt timeseddel for måneden der er gået til drifts-/sektionslederen via e-mail. Der afleveres én måned pr. skema (dvs. flere måneder må ikke akkumuleres på samme skema), og skemaet udfyldes i Excel, som selv regner timer pr. dag og pr. måned sammen. Hvis der er arbejdet flere dage end der kan være på skemaet, afleveres der 2 skemaer for den givne måned.

Drifts-/sektionslederen påfører projektfordeling, hvis der er flere projekter som skal betale. Skemaet videresendes derefter til agro@au.dk. Ved at videresende verificerer drifts-/sektionsleder at timerne er udført.

Karina Rysholt Christensen (Birgit S. Langvad som backup) kontrollerer, at timerne ligger inden for ansættelsesperioden og at det samlede antal timer pr. uge ikke overskrider de timer vedkommende er ansat til. Kontostreng påføres og skemaet sendes via mail til den relevante projektøkonom.

Projektøkonomen tjekker, at der er penge på projektet, og sender skemaet retur.

Skemaet sendes derefter på mail til Gitte Nielsen fra HR, som taster det i lønsystemet.

Pengene vil som hovedregel blive udbetalt med udgangen af den måned, hvor skemaet er afleveret til sekretariatet i.

 

Gæster - forskere, ph.d.-studerende og praktikanter

Flowet for gæster vist til højre skal altid følges, uafhængigt af hvilken type gæst du inviterer.

Når du planlægger et gæstebesøg, bedes du kontakte din sektionssekretær så tidligt som muligt i processen. Din sekretær og din sektionsleder vil vurdere, om det vil være muligt at tage imod gæsten, og hvor længe gæsten kan blive. Som udgangspunkt kan et ophold hos AGRO vare op til 6 måneder. I den forbindelse vil der blive taget hensyn til sektionens mangfoldighed og antallet af gæster, der allerede er i sektionen.

Som kontaktperson/vejleder i AGRO skal du gennemføre en online samtale inden et potentielt gæsteophold. Sektionslederen skal deltage i denne samtale for at vurdere gæstens mundtlige engelskniveau.

Hvis sektionslederen godkender engelskniveauet, skal vejlederen tage en anden snak med gæsten, hvor "Aftale om gæsteophold på AGRO" udfyldes.

Alle gæster og studerende, der er tilknyttet AGRO, skal endvidere udfylde Visitor participation agreement, før invitationsbrevet kan udsendes.

Når den nøjagtige ankomstdato er kendt, skal formularen ovenfor udfyldes.

Forvent altid 2-3 måneders sagsbehandlingstid i forbindelse med ansøgningsprocessen om arbejds- og opholdstilladelse. AGRO refunderer ikke gebyret fra SIRI (Styrelsen for International Rekruttering og Integration) i forbindelse med ansøgning om korrekt arbejds- og opholdstilladelse, ligesom rejseudgifter ikke dækkes.

Praktikanter (Bsc og Msc-studerende, som ikke er indskrevet ved AU)

For at modtage en praktikant fra et ikke EU-/EØS-land SKAL praktikanten have en arbejds- og opholdstilladelse til AGRO.

Dette er ekstremt vigtigt, og det kan få fatale konsekvenser for hele AU, hvis ikke dette overholdes. Turist- eller Schengenvisum til et andet EU-land er ikke nok, og det er heller ikke nok at være indskrevet i et andet EU-land. Praktikanten skal have en arbejdstilladelse til AGRO for at kunne arbejde og i det hele taget opholde sig i instituttet.

Studerende fra DK, Norden og EU/EØS kan modtages uden arbejds- og opholdstilladelse.

Yderligere information kan findes her: http://www.au.dk/en/internationalcentre/international-students/internships/.

Gæsteph.d. og gæsteforskere

Ph.d.-studerende og gæsteforskere, som kommer fra EU/EØS, Norden og Danmark, kan rejse frit ind i Danmark, og der skal ikke søges om arbejds- og opholdstilladelse.

Ph.d.-studerende og gæsteforskere, som kommer fra lande uden for EU/EØS, og som skal opholde sig >90 dage i Danmark, skal have en arbejds- og opholdstilladelse som gæsteph.d.

Personer, som har en Mastergrad, og som skal være i Danmark i <90 dage, kan komme på et "business visa". Vær dog obs på, at det ikke er muligt for disse gæster at få et CPR-nummer eller en dansk bankkonto.

Skabeloner til stillingsopslag

Nedenstående skabeloner skal anvendes ved opslag af stillinger indenfor de givne VIP-kategorier. Ved TAP-ansættelser kontakt Karina Rysholt Christensen.