Medarbejderinformation

Find kontaktpersoner i AGRO her: 

• AGRO Sekretariat (administrativ support)
• IT-support
• Kommunikation og presse

Når den nye kollega har første arbejdsdag i Foulum, er det vigtigt at få taget et foto til adgangskortet, og dette står Administrationscenter TECH for.

Udfyld dette skema online til den nye kollegas adgangskort:

Aarhus Universitets biler må kun bruges i forbindelse med arbejdskørsel, og de må under ingen omstændigheder anvendes til privat kørsel eller transport af privatpersoner. 

Er du ulønnet medarbejder/gæst, skal denne blanket altid udfyldes og underskrives, ellers må du ikke køre i AU-bilerne. Og her gælder de samme regler som for medarbejdere med løn.

Bilen skal altid afleveres med mindst 1/4 fuld tank. Der ligger benzinkort i hver enkelt bil (handskerummet), og kvitteringer gemmes i mappen. Eventuelle bøder, herunder parkeringsbøde, fartbøde etc., hæfter føreren af bilen for personligt.

AU er selvforsikret. Det betyder, at eventuelle uheld og skader ved brug af tjenestebiler dækkes af AU. Studerende er ikke dækket af AU’s arbejdsskadeforsikring for ansatte. Studerende opfordres derfor til at tegne egen ulykkesforsikring.

Transport i egen bil, tog og AU-bil i AU regi betragtes af Arbejdsskadestyrelsen som værende et privat ærinde, hvorfor det anbefales, at medarbejderne tegner en privat fuldtidsulykkesforsikring.

Her er en vejledning, til hvordan du skal booke/reservere en AU-bil via Outlook.

Forskning er sammen med undervisning grundlaget for Aarhus Universitets virke, og alle universitetets forskere skal efterleve de basale principper for forskningsintegritet.

Vi værner om både universitetets og den enkeltes forskningsfrihed og kræver, at forskere med tilknytning til Aarhus Universitet lever op til ansvarlig forskningspraksis i alle forskningens faser: Planlægning, udførelse, dataadministration, publikation og formidling. 

Læs mere her. 

I AGRO har vi en flekstidsaftale som gælder for alle teknisk-administrative medarbejdere (TAP) i instituttet. Aftalen gælder ikke for:

• Medarbejdere under ”Lokalaftale for medarbejdere ved Aarhus Universitet, Institut for Agroøkologi beskæftiget med særlig sæsonbetonet og forsøgsrelateret arbejde ved markforsøg”
• Videnskabelige medarbejdere ansat i henhold til stillingsstrukturen, jf. AC-overenskomstens §13, stk. 5.
• Ledere, chefkonsulenter, specialkonsulenter, månedslønnede fuldmægtige med rådighedstillæg.

Hvad skal jeg gøre?

Du skal som TAP-ansat registrere dine arbejdstimer, dvs. komme- og gå-tid i et Excel-skema. Det kan gøres via AU’s template ”Fleksskema 2023” eller en ”light” udgave af markpersonalets skema. Du kan vælge imellem disse to skemaer til din registrering.

Det ønskede skema lægges på dit personlige U-drev, og sendes til nærmeste leder (sektions-, drifts- eller sekretariatslederen), hvis flekssaldoen overstiger 37 plus-timer eller 15 minus-timer, som beskrevet i flekstidsaftalen.

Hvorfor skal jeg lave arbejdstidsopgørelse?

Flekstidsaftalens §4, stk. 1 står der, at ”medarbejderen skal selv opgøre sin arbejdstid. Arbejdstiden registreres dagligt eller ved førstkommende mulighed i det af instituttet anviste registreringssystem”.

Hvad skal det bruges til?

Du skal opgøre din arbejdstid (dvs. din komme- og gå-tid) i skemaet. Både du og din personaleleder skal holde øje med saldoen og sikre, at der ikke oparbejdes for meget fleks, jf. flekstidsaftalen.

Med hensyn til arbejdsmiljø, er der nedsat et Lokalt ArbejdsMiljøUdvalg (LAMU), som ud fra gældende lovgivninger og AUs retningslinjer tager lokale problemstillinger op. Dette udvalg mødes ca. 4 gange årligt, se mere her. Dette udvalg dækker desuden QGG Flakkebjerg.

Læs mere om beredskab.

I tilfælde af evakuering er samlepladsen for AGRO markeret med '9' (udenfor hovedindgangen) på oversigten.

Vores institutleder afholder informationsmøder efter behov, og møderne bliver annonceret via mail nogle dage forud for mødet.

De enkelte sektioner afholder sektionsmøder flere gange om året, dog er mødefrekvensen meget forskellig, så spørg din sektionssekretær.

Bestyrelsen på Aarhus Universitet har 7. april 2022 vedtaget en erklæring om ytringsfrihed for medarbejdere og studerende på Aarhus Universitet. Erklæringen er blevet til efter en høringsperiode, hvor en række inviterede parter har givet input til erklæringens indhold.

Læs mere her. 

Hos AGRO benytter vi Outlook, og alle er forpligtet til at holde deres kalendere opdateret med møder, kurser, arbejde hjemmefra, ferie, etc.

De fleste, der bliver tilknyttet instituttet, får en AGRO e-mail, som medarbejderen har adgang til i den periode, han/hun er i instituttet som gæst eller som ansat. E-mailen vil som udgangspunkt blive lukket dagen efter ansættelses-/opholdsophør hos AGRO. Hvis mailen skal være åben efter denne dato, skal der laves en særlig aftale med sektionslederen.

I denne vejledning kan du se, hvordan du giver tilladelse til, at din sekretær kan opdatere din kalender.  

• Alt du skal vide om PURE-registreringer
• Oversigt over publikations- og aktivitetstyper (PURE)
• Basics of Open Access and Elsevier (2021)
• Information om Open Access (OA) ved AU og den nationale Open Access-Indikator
• Elsevier-aftale 2021-2024
• Få dit ORCID ID

AGRO følger de generelle rejseregler gældende for medarbejdere i staten samt AU’s rejsepolitik. Vores rejsebureau er Carlson Wagonlit, som du kan kontakte og få dem til at lave en rejseplan. Det er også muligt at bestille tog- og flybilletter direkte hos diverse flyselskaber, men vær opmærksom på, at hvis der er tale om rejser med flere skift, så står du selv inde for ekstraudgifter, hvis der er problemer med afgangene. 

Forplejning ved endagsrejser afregnes efter bilag (rimelige priser), og ved 2-dagsrejser eller mere afregner du med timedagpenge. I tilfælde af forudbetalte måltider, hvor forplejning er inkluderet i mødet/konferencen/undervisningen, skal du modregne disse måltider i time-dagpengene. 

Hvis du har spørgsmål eller brug for hjælp til at lave dine udgifts- og rejseafregninger, så kontakt endelig vores supportteam i RejsUd, som vil hjælpe dig via e-mail eller Teams.

Der er specielle regler for ph.d.-studerende og postdocs.

Rengøringspersonalet aftørrer frie overflader samt vasker gulv 1 gang ugentligt (enmandskontorer rengøres hver 14. dag). I dørkarmen sidder et lille mærkat, som fortæller, hvilken ugedag dit kontor bliver gjort rent.

Dit eget ansvar omfatter: 

• Tøm din affaldskurv, gerne dagligt og mindst 1 gang om ugen, hvis du smider madaffald i.
• Husk at affaldssortere – se venligst skiltningen på affaldsstativerne.
• Sørg for, at der står så lidt som muligt på gulvet på dit kontor.
• Ryd op og sæt evt. laboratorieprøver op på en reol.
• Sørg for, at rengøringen har let adgang til din vindueskarm. Smid evt. døde potteplanter ud.
• Kontakt din sektionssekretær, hvis du mangler reolplads.
• Hvis du har ryddet op på dit skrivebord, bliver tomme bordoverflader aftørret 1 gang ugentligt.
• Rengøringspersonalet aftørrer ikke dit tastatur og din skærm.
• Sørg for, at dine ledninger er fri af gulvet af hensyn til rengøring under dit skrivebord.
• Fjern alle kasser på gangarealer, da disse ligeledes bliver fejet og vasket 1 gang ugentligt.

Toiletter, kaffehjørner og mødelokaler:  Disse områder rengøres dagligt.

Foulum:  Sygefravær skal du altid melde ind til sektionssekretæren på første sygefraværsdag før kl. 09:00 via telefonopkald eller e-mail - og dette vil blive registreret i din Outlook-kalender.  

Flakkebjerg:  Sygefravær skal du altid melde ind til receptionen på første sygefraværsdag før kl. 09:00 - og dette vil blive registreret i din Outlook-kalender. 

Det er vigtigt, at du altid holder din Outlook-kalender opdateret, hvis du er "out of office" grundet undervisning, rejseaktiviteter, kursusdeltagelse eller simpelthen arbejder hjemmefra

Ved længerevarende sygdom, dvs. >20 dage skal sekretæren give besked til Karina Rysholt Christensen, som sørger for, at sygemeldingen bliver viderebragt til HR Specialistteamet. Efter 30 dages sygdom vil der skulle søges refusion og for ph.d.-studerende gælder det, at de har krav på forlængelse af deres studietid.

I forbindelse med længerevarende sygdom (over 21 dage) er nærmeste leder senest 4 uger efter første fraværsdag forpligtet til at indkalde til en sygefraværssamtale med et rimeligt varsel.

AU HR anbefaler, at sygefraværssamtalen bliver afholdt omkring den 10. til 14. sygefraværsdag.

Hvis fraværet fortsætter, skal der afholdes en samtale hver 2. til 4. uge.

Det er sektions/driftslederen, der afholder sygefraværssamtalen. Formålet med samtalen er, at:

• drøfte status for dit sygefravær.
• drøfte mulighederne for hel eller delvis genoptagelse af arbejdet.
• afklare evt. skånebehov.

Der er notatpligt ved en sygefraværssamtale. Lederen sørger for, at der bliver skrevet et referat af samtalen og evt. indgåede aftaler. Det anbefales, at der laves en mulighedserklæring i forbindelse med den første samtale og at der følges op på denne ved de efterfølgende samtaler. Referatet sendes til sekretariatslederen, som sørger for, at det bliver journaliseret på sygesagen.

Mere omkring sygdom findes her: https://medarbejdere.au.dk/administration/hr/fravaer/sygdom/under-sygdom/

Og for ph.d.-studerende her: http://phd.au.dk/gradschools/scienceandtechnology/gsst-quick-guides/

Sygefravær SKAL registreres i fraværssystemet. Hvis medarbejderen ikke selv har mulighed for det skal fraværet tastes af sektionssekretæren eller af Karina.     

Vi har en del udvalg her hos AGRO, som du kan læse om HER.

Workzone er AUs ESDH-system (Elektronisk Sags- og Dokumenthåndtering). Workzone bruges til at journalisere afgørelser som træffes af AU som myndighed samt relevant dokumentation af universitetets sagsbehandling i de administrative enheder samt administration i forbindelse med forskning.

Workzone er fuldt integreret med dine Office-produkter, så du kan journalisere direkte fra de gængse programmer: Outlook, Word, Excel og Power Point.

Læs mere her