Medarbejderinformation

Her kan du finde information om Institut for Agroøkologi samt links til vigtige sider på Aarhus Universitet. 

Velkommen til og god læselyst. 

Hvem kan jeg spørge om hjælp?

Adgangskort til bygninger

Når den nye kollega har første arbejdsdag i Foulum, er det vigtigt at få taget et foto til adgangskortet, og dette står Administrationscenter TECH for.

Udfyld dette skema online til den nye kollegas adgangskort:

AGRO - Struktur, organisation og sektioner

Institut for Agroøkologi er et institut under Technical Sciences ved Aarhus Universitet. Institut for Agroøkologi har de fleste medarbejdere fysisk placeret i Foulum og Flakkebjerg. Derudover er enkelte medarbejdere placeret i Aarhus samt ved forsøgsstationen i Askov, som ligeledes er ansvarlig for de forsøg, der laves i Jyndevad.

AGRO er organiseret med en institutleder, to vice-institutledere, en institutsekretariatsleder samt otte forskningsgrupper og tre driftsenheder. Forskningsgrupperne består af en sektionsleder, en sekretær samt et antal VIP’er (videnskabelige medarbejdere) og et antal TAP’er (teknisk- og administrative medarbejdere). Driftsenhederne findes på Foulumgård, Flakkebjerg og i Askov, og de er ansvarlige for den daglige drift af de fleste af instituttets forsøg.

Aarhus Universitets biler

Aarhus Universitets biler må kun bruges i forbindelse med arbejdskørsel, og de må under ingen omstændigheder anvendes til privat kørsel eller transport af privatpersoner. 

Er du ulønnet medarbejder/gæst, skal denne blanket altid udfyldes og underskrives, ellers må du ikke køre i AU-bilerne. Og her gælder de samme regler som for medarbejdere med løn.

Bilen skal altid afleveres med mindst 1/4 fuld tank. Der ligger benzinkort i hver enkelt bil (handskerummet), og kvitteringer gemmes i mappen. Eventuelle bøder, herunder parkeringsbøde, fartbøde etc., hæfter føreren af bilen for personligt.

AU er selvforsikret. Det betyder, at eventuelle uheld og skader ved brug af tjenestebiler dækkes af AU. Studerende er ikke dækket af AU’s arbejdsskadeforsikring for ansatte. Studerende opfordres derfor til at tegne egen ulykkesforsikring.

Transport i egen bil, tog og AU-bil i AU regi betragtes af Arbejdsskadestyrelsen som værende et privat ærinde, hvorfor det anbefales, at medarbejderne tegner en privat fuldtidsulykkesforsikring.

Her er en vejledning, til hvordan du skal booke/reservere en AU-bil via Outlook.

Ansvarlig forskningspraksis og forskningsfrihed

Forskning er sammen med undervisning grundlaget for Aarhus Universitets virke, og alle universitetets forskere skal efterleve de basale principper for forskningsintegritet.

Vi værner om både universitetets og den enkeltes forskningsfrihed og kræver, at forskere med tilknytning til Aarhus Universitet lever op til ansvarlig forskningspraksis i alle forskningens faser: Planlægning, udførelse, dataadministration, publikation og formidling. 

Læs mere her. 

Arbejdstid og fleksordning

I AGRO har vi en flekstidsaftale som gælder for alle teknisk-administrative medarbejdere (TAP) i instituttet. Aftalen gælder ikke for:

Hvad skal jeg gøre?

Du skal som TAP-ansat registrere dine arbejdstimer, dvs. komme- og gå-tid i et Excel-skema. Det lam gøres via AU’s template ”Fleksskema 2023” eller en ”light” udgave af markpersonalets skema. Du kan vælge imellem disse to skemaer til din registrering.

Det ønskede skema lægges på dit personlige U-drev, og sendes til nærmeste leder (sektions-, drifts- eller sekretariatslederen), hvis flekssaldoen overstiger 37 plus-timer eller 15 minus-timer, som beskrevet i flekstidsaftalen.

Hvorfor skal jeg lave arbejdstidsopgørelse?

Flekstidsaftalens §4, stk. 1 står der, at ”medarbejderen skal selv opgøre sin arbejdstid. Arbejdstiden registreres dagligt eller ved førstkommende mulighed i det af instituttet anviste registreringssystem”.

Hvad skal det bruges til?

Du skal opgøre din arbejdstid (dvs. din komme- og gå-tid) i skemaet. Både du og din personaleleder skal holde øje med saldoen og sikre, at der ikke oparbejdes for meget fleks, jf. flekstidsaftalen.

Arbejdsmiljø

Med hensyn til arbejdsmiljø, er der nedsat et Lokalt ArbejdsMiljøUdvalg (LAMU), som ud fra gældende lovgivninger og AUs retningslinjer tager lokale problemstillinger op. Dette udvalg mødes ca. 4 gange årligt, se mere her. Dette udvalg dækker desuden QGG Flakkebjerg.

Beredskab

Læs mere om beredskab.

I tilfælde af evakuering er samlepladsen for AGRO markeret med '9' (udenfor hovedindgangen) på oversigten.

Bolig

Hos AU har vi et antal lejemål til udlejning, tjek denne side mht. lokationer, priser og kontaktpersoner:  Boliger

Det er også muligt at finde et værelse på Nørresø Kollegiet Viborg, og her er det den studerende selv, som skal kontakte Nørresø Kollegiet for at få et værelse.  

Bygningsoversigt Foulum

Forlængelse af AU-mail efter ansættelsesophør

Vejleder eller sektionsleder bedes udfylde denne formular og sende den til: agro@au.dk 

Det er ikke muligt at forlænge gæsters adgang til AU-mail. 

Indkøb

Alle indkøb i AGRO skal gå via en af instituttets indkøbere, da de kender Aarhus Universitets indkøbsaftaler, regler og procedurer.

Hvis du undtagelsesvis bestiller selv, skal leverandøren anføre nedenstående information på den elektroniske faktura for at sikre en hurtig behandling og betaling.

  • AU's CVR nr.: 31119103
  • AGRO's EAN-nr.: 5798000877450 
  • Sag og sagsopgave (projektnr. og aktivitetsnr.), som skal dække udgiften for varekøbet 
  • Dit navn 
  • Oplys at 'Aarhus Universitet' skal stå som modtager på fakturaen for at sikre momsfritagelse i Danmark

AGRO's indkøbere er:

Foulum

  • AU-ID 223785 Karin Dyrberg - laboratorieartikler
  • AU-ID 643406 Charite Kjærside Nielsen - kontorartikler, kaffe, bøger og tidsskrifter
  • AU-ID 393679 Anna Dorthe Østergaard - telefoni, CWT
  • AU-ID 223209 Jytte Christensen - forplejning, restaurant, o.l.
  • AU-ID 223080 Birgit S. Langvad - møbler, skærmbriller, sprogrevision, print/kopi (alle lokaliteter) og alle udgifter over kr. 50.000 AGRO-Foulum
  • AU-ID 261400 Jens Bonderup Kjeldsen - Foulumgård og semi-field-anlæg, korn- og foderstof, entreprenører o.l.
  • AU-ID 553982 Dennis Villadsen - forsøgsudstyr og værkstedsartikler

I Foulum er Anna Dorthe Østergaard ”buffer” for alle ikke-placerbare fakturaer

Flakkebjerg

  • AU-ID 465701 Simone Ena Rasmussen - laboratorieartikler for PATENT
  • AU-ID 224258 Bente Birgitte Laursen - laboratorieartikler for CROP
  • AU-ID 223613 Sonja Graugaard - rejser, kontorartikler, skærmbriller, forplejning, bøger, tidsskrifter, møbler og alle udgifter over kr. 50.000 AGRO-Flakkebjerg
  • AU-ID 223106 Per Heinager - artikler vedr. værkstedsarbejde, maskiner, gasser, sikkerhedsudstyr
  • AU-ID 223586 Karen B. Heinager - udgifter vedr. biler, forsøgsartikler vedr. markforsøg, alt vedr. arbejdsvogne
  • AU-ID 722608 Søren Georg Vangsgaard - arbejdstøj og generelle udgifter vedr. artikler til markdriften
  • AU-ID 224226 Jakob Sørensen - artikler vedr. væksthusene inkl. forsøgsartikler

I Flakkebjerg er Sonja Graugaard ”buffer” for ikke-placerbare fakturaer

Askov

  • AU-ID 223925 Henning C. Thomsen - rekvirent for alt vedr. Askov

Aarhus

  • AU-ID 236063 Gülnur Dogan - buffer Aarhus
  • AU-ID 233911 Lars Norge Andreassen - elektronik og laboratorie

Nogle firmaer kræver en bestillingsliste/purchase ordre, derfor er der lavet en skabelon til dette

Institutterne skal selv underskrive, og det er derfor projektleder der underskriver. Dog med undtagelse af indkøb over 100.000 DKK, hvor institutleder også underskriver.

Formularen kan findes her.

Kontorallokering

Følgende personer fordeler kontorrum: 

Foulum:   Sektionssekretærerne
Flakkebjerg:   Sonja Graugaard
Askov:   Henning C. Thomsen
Foulumgaard:  Jens B. Kjeldsen

I tilfælde af tvister/tvivlsspørgsmål har sekretariatslederen det overordnede ansvar for fordeling af kontorer i AGRO.

Møder

Vores institutleder afholder informationsmøder efter behov, og møderne bliver annonceret via mail nogle dage forud for mødet.

De enkelte sektioner afholder sektionsmøder flere gange om året, dog er mødefrekvensen meget forskellig, så spørg din sektionssekretær.

Offentligt ansattes ytringsfrihed

Bestyrelsen på Aarhus Universitet har 7. april 2022 vedtaget en erklæring om ytringsfrihed for medarbejdere og studerende på Aarhus Universitet. Erklæringen er blevet til efter en høringsperiode, hvor en række inviterede parter har givet input til erklæringens indhold.

Læs mere her. 

Outlook og AGRO e-mail

Hos AGRO benytter vi Outlook, og alle er forpligtet til at holde deres kalendere opdateret med møder, kurser, arbejde hjemmefra, ferie, etc.

De fleste, der bliver tilknyttet instituttet, får en AGRO e-mail, som medarbejderen har adgang til i den periode, han/hun er i instituttet som gæst eller som ansat. E-mailen vil som udgangspunkt blive lukket dagen efter ansættelses-/opholdsophør hos AGRO. Hvis mailen skal være åben efter denne dato, skal der laves en særlig aftale med sektionslederen.

I denne vejledning kan du se, hvordan du giver tilladelse til, at din sekretær kan opdatere din kalender.  

Overarbejde

Overarbejde (gælder for alle TAP)

Medarbejderen registrerer i ProMark det faktiske antal timer (1:1), der er arbejdet på de relevante projekter. Der henvises til de relevante overenskomster.

Der er indgået lokalaftale for medarbejdere, der er beskæftiget med sæsonbetonet og forsøgsrelateret arbejde ved markforsøg.

Medarbejderen udfylder ”indberetningsskema for overarbejde” for de relevante dage, hvor der har været overarbejde. Skemaer findes på intranettet under blanketter. Jf. lokalaftalen skal skemaet afleveres til sektions-/driftsleder senest d. 5. i måneden efter, at overarbejdet er foretaget. Skemaet fremsendes elektronisk i Excel-version.

For MARKs medarbejdere vil evt. udbetaling af ulempetillæg altid ske fra sektionskontoen. For øvrige medarbejdere under lokalaftalen med feltarbejde påføres det projektnummer som overarbejdet vedrører på skemaet. Sektions-/driftsleder videresender skemaet til sekretariatet inden d. 10. i måneden. Videresendelsen ses som godkendelse af overarbejdet.

Opsparede timer bør løbende afspadseres så vidt det er muligt i forhold til arbejdsopgaverne. Konvertering til opsparingsdage kan i specielle tilfælde finde sted efter aftale med nærmeste leder jf. Cirkulære om statens arbejdstidsaftale §11. Det skal derefter godkendes af institutlederen. Medarbejderen kan maksimalt have 74 opsparingstimer i alt. Der laves en vurdering i forhold til afspadsering og evt. konvertering i december og den endelige konvertering sker i april, når arbejdstiden opgøres i henhold til lokalaftalen.

Generelt
Sekretariatet sender skema til HR-support på de medarbejdere, der skal have udbetalt ulempetillæg.

Sekretariatet tjekker op på, om månedsnorm er opnået – også for timelønnede.

Sekretariatet sørger for, at månedens overarbejde registreres i separat regneark for hele instituttet samt for, at den enkelte medarbejders flekssaldo i Promark justeres i forhold til overarbejdstimerne. Afspadsering foretages ved at afvikle fleks i Promark. Anmodning om overførsel af overarbejde til flekssaldo sendes til sekretariatet.

Hvert kvartal sendes oversigt over overarbejdstimer til hver medarbejder, samt til sektions-/driftsledere og institutleder.

Rejser og forplejning

AGRO følger de generelle rejseregler gældende for medarbejdere i staten samt AU’s rejsepolitik. Vores rejsebureau er Carlson Wagonlit, som du kan kontakte og få dem til at lave en rejseplan. Det er også muligt at bestille tog- og flybilletter direkte hos diverse flyselskaber, men vær opmærksom på, at hvis der er tale om rejser med flere skift, så står du selv inde for ekstraudgifter, hvis der er problemer med afgangene. 

Forplejning ved endagsrejser afregnes efter bilag (rimelige priser), og ved 2-dagsrejser eller mere afregner du med timedagpenge. I tilfælde af forudbetalte måltider, hvor forplejning er inkluderet i mødet/konferencen/undervisningen, skal du modregne disse måltider i time-dagpengene. 

Hvis du har spørgsmål eller brug for hjælp til at lave dine udgifts- og rejseafregninger, så kontakt endelig vores supportteam i RejsUdsom vil hjælpe dig via e-mail eller Teams.

Der er specielle regler for ph.d.-studerende og postdocs.

Rengøring af kontorer

Rengøringspersonalet aftørrer frie overflader samt vasker gulv 1 gang ugentligt (enmandskontorer rengøres hver 14. dag). I dørkarmen sidder et lille mærkat, som fortæller, hvilken ugedag dit kontor bliver gjort rent.

Dit eget ansvar omfatter: 

  • Tøm din affaldskurv, gerne dagligt og mindst 1 gang om ugen, hvis du smider madaffald i.
  • Husk at affaldssortere – se venligst skiltningen på affaldsstativerne.
  • Sørg for, at der står så lidt som muligt på gulvet på dit kontor.
  • Ryd op og sæt evt. laboratorieprøver op på en reol.
  • Sørg for, at rengøringen har let adgang til din vindueskarm. Smid evt. døde potteplanter ud.
  • Kontakt din sektionssekretær, hvis du mangler reolplads.
  • Hvis du har ryddet op på dit skrivebord, bliver tomme bordoverflader aftørret 1 gang ugentligt.
  • Rengøringspersonalet aftørrer ikke dit tastatur og din skærm.
  • Sørg for, at dine ledninger er fri af gulvet af hensyn til rengøring under dit skrivebord.
  • Fjern alle kasser på gangarealer, da disse ligeledes bliver fejet og vasket 1 gang ugentligt.

Toiletter, kaffehjørner og mødelokaler:  Disse områder rengøres dagligt.

Sygdom

Foulum:  Sygefravær skal du altid melde ind til sektionssekretæren på første sygefraværsdag før kl. 09:00 via telefonopkald eller e-mail - og dette vil blive registreret i din Outlook-kalender.  

Flakkebjerg:  Sygefravær skal du altid melde ind til receptionen på første sygefraværsdag før kl. 09:00 - og dette vil blive registreret i din Outlook-kalender. 

Det er vigtigt, at du altid holder din Outlook-kalender opdateret, hvis du er "out of office" grundet undervisning, rejseaktiviteter, kursusdeltagelse eller simpelthen arbejder hjemmefra

Ved længerevarende sygdom, dvs. >20 dage skal sekretæren give besked til Karina Rysholt Christensen, som sørger for, at sygemeldingen bliver viderebragt til HR Specialistteamet. Efter 30 dages sygdom vil der skulle søges refusion og for ph.d.-studerende gælder det, at de har krav på forlængelse af deres studietid.

I forbindelse med længerevarende sygdom (over 21 dage) er nærmeste leder senest 4 uger efter første fraværsdag forpligtet til at indkalde til en sygefraværssamtale med et rimeligt varsel.

AU HR anbefaler, at sygefraværssamtalen bliver afholdt omkring den 10. til 14. sygefraværsdag.

Hvis fraværet fortsætter, skal der afholdes en samtale hver 2. til 4. uge.

Det er sektions/driftslederen, der afholder sygefraværssamtalen. Formålet med samtalen er, at:

  • drøfte status for dit sygefravær.
  • drøfte mulighederne for hel eller delvis genoptagelse af arbejdet.
  • afklare evt. skånebehov.

Der er notatpligt ved en sygefraværssamtale. Lederen sørger for, at der bliver skrevet et referat af samtalen og evt. indgåede aftaler. Det anbefales, at der laves en mulighedserklæring i forbindelse med den første samtale og at der følges op på denne ved de efterfølgende samtaler. Referatet sendes til sekretariatslederen, som sørger for, at det bliver journaliseret på sygesagen.

Mere omkring sygdom findes her: https://medarbejdere.au.dk/administration/hr/fravaer/sygdom/under-sygdom/

Og for ph.d.-studerende her: http://phd.au.dk/gradschools/scienceandtechnology/gsst-quick-guides/

Sygefravær SKAL registreres i fraværssystemet. Hvis medarbejderen ikke selv har mulighed for det skal fraværet tastes af sektionssekretæren eller af Karina.     

Tidsregistrering i ProMark

Alle ansatte med løn skal tidsregistrere i ProMark - her kan du læse mere, om hvordan du skal gøre, samt hvordan du kan logge på:  ProMark

Du kan først logge på ProMark og tidsregistrere, når du har fået din første løn. Din første lønudbetaling åbner din ProMark-konto. 

Udvalg

Vi har en del udvalg her hos AGRO, som du kan læse om HER.

WorkZone

Workzone er AUs ESDH-system (Elektronisk Sags- og Dokumenthåndtering). Workzone bruges til at journalisere afgørelser som træffes af AU som myndighed samt relevant dokumentation af universitetets sagsbehandling i de administrative enheder samt administration i forbindelse med forskning.

Workzone er fuldt integreret med dine Office-produkter, så du kan journalisere direkte fra de gængse programmer: Outlook, Word, Excel og Power Point.

Læs mere her