Sekretariat

Hvem skal jeg spørge om hjælp i sekretariatet?

Klik på de enkelte faner for at se hvilken medarbejder i sekretariatet, som kan hjælpe dig med din specifikke opgave

Møder

Institutleder afholder informationsmøder efter behov, og møderne bliver annonceret via mail nogle dage forud for mødet.

De enkelte sektioner afholder sektionsmøder flere gange om året, dog er mødefrekvensen meget forskellig, så spørg din sektionssekretær.

Booking af AU biler

Aarhus Universitets biler må kun bruges i forbindelse med arbejdskørsel, og de må under ingen omstændigheder anvendes til privat kørsel eller transport af privatpersoner. 

Er du ulønnet medarbejder/gæst, skal denne blanket altid udfyldes og underskrives, ellers må du ikke køre i AU-bilerne. Og her gælder de samme regler som for medarbejdere med løn.

Bilen skal altid afleveres med mindst 1/4 fuld tank. Der ligger benzinkort i hver enkelt bil (handskerummet), og kvitteringer gemmes i mappen. Eventuelle bøder, herunder parkeringsbøde, fartbøde etc., hæfter føreren af bilen for personligt.

AU er selvforsikret. Det betyder, at eventuelle uheld og skader ved brug af tjenestebiler dækkes af AU. Studerende er ikke dækket af AU’s arbejdsskadeforsikring for ansatte. Studerende opfordres derfor til at tegne egen ulykkesforsikring.

Transport i egen bil, tog og AU-bil i AU regi betragtes af Arbejdsskadestyrelsen som værende et privat ærinde, hvorfor det anbefales, at medarbejderne tegner en privat fuldtidsulykkesforsikring.

Her er en vejledning, til hvordan du skal booke/reservere en AU-bil via Outlook.

Rejser, afregning i RejsUd og fakturaer

Ved bestilling af fly, hotel etc. er opgaverne som udgangspunkt opdelt i sektioner. Spørg derfor som udgangspunkt altid din sektionssekretær først.

For support ved afregninger i RejsUd og ved spørgsmål ang. fakturaer:

  • Spørg din sektionssekretær eller
  • Anna Dorthe Østergaard

Events og konferencer

Skal du afholde et større arrangement, workshop, konference eller lignende, og/eller har du brug for et link, hvor deltagerne kan tilmelde sig (Conference Manager)? 

  • Conference Manager - Jytte Christensen eller Anne Sofie Nielsen
  • Invitationer - din sektionssekretær
  • Kommunikation - Camilla Brodam Galacho

Grafiske opgaver og foto

Grafisk assistance til posters, brochuremateriale, foldere, flyers og invitationer - Spørg din sektionssekretær

Foto og vidoe - spørg Camilla Brodam Galacho

Projekthjemmesider

Du kan få hjælp til at få oprettet projekthjemmesider ved: 

  • Anna Dorthe Østergaard
  • Anne Sofie Nielsen
  • Jytte Christensen
  • Charlotte Hamann Knudsen

AGRO Biweekly (Nyhedsbrev)

Nyhedsbrevet AGRO udkommer med to ugers mellemrum. Har du en nyhed, begivenhed eller information, som du gerne vil dele med dine kollegaer i AGRO, så send materialet senest onsdag inden næste udgivelse. Indhold til nyhedsbrevet sendes (gerne på både dansk og engelsk) til: 

  • Charlotte Hamann Knudsen

WorkZone

Spørg din sektionssekretær, hvis du har brug for hjælp til, hvordan du journaliserer i WorkZone, eller find hjælp her.

 

Pure

Spørg din sektionssekretær, hvis du har brug for hjælp til pure, eller kontakt AU's Pure support here.

Læs mere om Pure her

AGROs website

Hvis du har spørgsmål, nyt indhold eller rettelser AGRO's website, kan du kontakte: 

  • Camilla Brodam Galacho
  • Jytte Christensen
  • Charlotte Hamann Knudsen

Medarbejderportal (Intranet)

Hvis du har input til AGRO's medarbejderportalt/intranet, er du velkommen til at kontakte: 

  • Birgit S. Langvad
  • Camilla Brodam Galacho

Indsamling til gave

I AGRO skelner vi mellem arbejdsrelaterede indsamlinger og private indsamlinger – og det er kun ved arbejdsrelaterede indsamlinger, at sekretær/koordinator yder assistance.

Arbejdsrelaterede indsamlinger (arbejdsjubilæum, ph.d.-forsvar og pensionering)
MobilePay-boksnummeret oplyses til sekretær/koordinator af den person, som skal indkøbe gaven (fx vejlederen ved et ph.d.-forsvar eller udpeget kollega ved jubilæum).
Sekretær/koordinator aftaler målgruppe for indsamlingen, forfatter og rundsender mail.
Vejleder/kollega står for at indsamle penge via eget MobilePay-boksnummer, indkøb af gave samt lave et kort.

Private begivenheder (runde fødselsdage, bryllup, baby, etc.)
Disse indsamlinger er private, og sekretariatsmedarbejdere er som udgangspunkt ikke indblandet i disse indsamlinger.

Sekretariatet består af

  • Birgit S. Langvad (Sekretariatsleder)
  • Charlotte Hamann Knudsen
  • Jette Broeng Ohrt
  • Kirsten Jensen
  • Merete Irene Lejsberg Mathiasen
  • Sonja Graugaard
  • Lea Kjærgaard Eriksen
  • Anna Dorthe Østergaard
  • Anne Sofie Nielsen
  • Birgit S. Langvad
  • Jytte Christensen
  • Karina Rysholt Christensen
  • Anne Krog Ingerslev
  • Bodil Hjarvard
  • Camilla Brodam Galacho
  • Torsten Rødel Berg

Er du blevet syg?

Foulum:  Sygefravær skal du altid melde ind til sektionssekretæren på første sygefraværsdag før kl. 09:00 via telefonopkald eller e-mail - og dette vil blive registreret i din Outlook-kalender.  

Flakkebjerg:  Sygefravær skal du altid melde ind til receptionen på første sygefraværsdag før kl. 09:00 - og dette vil blive registreret i din Outlook-kalender. 

Det er vigtigt, at du altid holder din Outlook-kalender opdateret, hvis du er "out of office" grundet undervisning, rejseaktiviteter, kursusdeltagelse eller simpelthen arbejder hjemmefra.