Ændret proces for projektstatus (OK-rapporter)
Som en del af projektcontrolling kræver revisionen, at projektlederne (PL) godkender budget og realiseret forbrug på deres eksterne tilskud (DR4/5).
Processen for dette er, at projektleder tilbydes økonomimøder med sin projektadministrator mindst to gange om året, typisk som en del af ØR1 og ØR3 arbejdet, hvor projekterne gennemgås og budgetter rettes til. Tilrettede budgetter skal derefter godkendes, for at dokumentere at projektleder har fulgt op på det realiserede forbrug og forholdt sig til deres (opdaterede) budgetter.
Tidligere har dette sket ved udsendelse af en AURAP rapport på mail, som PL skulle returnere med en godkendelse. Med implementering af Power BI har vi brugt lejligheden at udvikle et mere digitalt værktøj, hvilket understøtter hele processen bedre. Værktøjet er udviklet og testet i samarbejdet med PL’ere fra både Nat og Tech. Nedenstående proces vil derfor blive igangsat for første gang i forbindelse med ØR1 2020. Processen i Power BI giver Økonomi Nat-Tech langt større mulighed for at følge op på hvilke PL, der ikke har taget stilling til økonomien på sine eksterne tilskud. Hver stedkode vil derfor modtage en liste over manglende godkendelser efter ca. 2 uger, og her har vi brug for jeres hjælp til at prikke til de projektleder, som fortsat ikke har godkendt.
Proces ØR1 2020:
- Ultimo marts: PL modtager en mail med et link til en PowerBi rapport over budget og realiseret forbrug på deres eksterne tilskud (DR4/5). Her kan de får et overblik over deres projektportefølje og samtidig kan godkende økonomien på alle deres projekter. PL kan godkende deres projektstatus i perioden fra uge 13 til uge 17 (præcise datoer meldes ud senere).
- Primo april: Omkring halvvejs i godkendelsesperioden modtager institut- og centerledere en status på antal godkendelser og har herefter muligheden for at prikke til de PL’ere, som fortsat mangler at godkende deres projektstatus.
- Ultimo april: Når godkendelsesperioden er ovre vil institut- og centerledere modtage en samlet oversigt over godkendelser og skal herefter godkende de resterende projekter.
Der skal noteres, at hvis projektleder ikke tager stilling til sine eksterne tilskud, så påhviler det institut- og centerleder, som økonomisk ansvarlig, at tage stilling. Vi håber derfor på opbakning til processen og at det kun er få undtagelser af PL’ere, der ikke godkender.
Vi vil gerne understrege, at dette ikke er en ny proces, men en digitalisering af den nuværende. Idet ØR1 er første gang at processen gennemføres via PowerBi, vil vi evaluere efterfølgende og videreudvikle værktøjet til ØR3.