Ansættelser og gæsteophold
Ansættelsesteamet i AGRO
Ansvarsdeling i teamet
| Rekruttering af VIP (med opslag) | Chinette og Bodil |
| Rekruttering af TAP (med opslag) | Bodil og Chinette |
| Ansættelser uden opslag | Karina og Chinette |
| Virksomhedspraktik | Karina |
| Gæster fra DK og EU | Chinette |
| Gæster udenfor EU | Karina |
| Baggrundsscreening | Karina |
Generelt ved ansættelser
Al kommunikation vedrørende ansættelse skal gå via sekretariatet, som koordinerer med institutlederen og HR.
For at leve op til HR's deadlines skal sekretariatet kontaktes senest:
- 1½ måned før tiltrædelse for danskere
- 2½ måned før tiltrædelse for EU-borgere
- 3½ måned før tiltrædelse for ikke-EU-borgere (4 måneder før, hvis personen kommer fra Iran, Kina eller Rusland)
Alle ansættelser kræver en
for stillingen, som skal godkendes af institutlederen.
Ansættelser sker som udgangspunkt altid for minimum 6 måneder og til den 1. eller den 15. i en måned.
Formularer
Vælg den relevante formular nedenfor.
Løntilskud og virksomhedspraktik (via jobcenter)
Ifølge § 56 i Bekendtgørelse af lov om ansvaret for og styringen af den aktive beskæftigelsesindsats af 15. juni 2010 fastsætter beskæftigelsesministeren en gang årligt en kvote for ansættelse med løntilskud. Aarhus Universitet indgår i den samlede kvote inden for Ministeriet for Forskning, Innovation og Videregående Uddannelser.
Universitetet er forpligtet til at stille en løntilskudsplads til rådighed senest 24 dage efter at have modtaget anmodningen fra jobcenteret eller en anden aktør, der varetager indsatsen overfor den ledige (søn- og helligdage medregnes ikke).
Etablering af løntilskudspladser kan ske indenfor alle stillingskategorier. Det er en forudsætning, at ansættelse af den ledige med løntilskud medfører en nettoudvidelse i antallet af medarbejdere.
Der er økonomiske sanktioner forbundet med at afslå en rekvirering fra et jobcenter eller en anden aktør om ansættelse på løntilskud, da universitetet kan blive forpligtet til at afholde udgifterne til alternative aktiveringsforløb efter lov om en aktiv beskæftigelsesindsats til den ledige i op til 6 måneder, jf. § 56 a, stk. 5 i Bekendtgørelse af lov om ansvaret for og styringen af den aktive beskæftigelsesindsats.
I Institut for Agroøkologi ønsker vi selvfølgelig at leve op til ovenstående, men ansættelsen skal også foregå på en måde, så vi er sikre på, at der ikke bliver uro i gruppen efterfølgende. Dette gælder også i forhold til virksomhedspraktik. Derfor er proceduren, at den person som får en henvendelse vedr. løntilskud/virksomhedspraktik, udfærdiger
med informationer nødvendige for at behandle anmodningen. Denne sendes i skriftlig høring i LSU (via Matthæus Hejl Pedersen) med en deadline på 7 dage. Startdato kan tidligst være 14 dage efter denne frist - dvs. processen bør sættes i gang ca. 1 måned før startdato.
Ansættelsen/praktikken kan evt. diskuteres i den aktuelle stillingskategorigruppe (f.eks. laborantgruppen), inden henvendelsen sendes i høring i LSU. Her vil der være mulighed for at snakke om arbejdsopgaver mm. Hvis dette er sket, gøres der opmærksom på det i notatet til LSU.
Hvis der ikke er nogen indvendinger fra LSU, udfylder kontaktpersonen ved AGRO formularen:
”Tilknytning af gæster og studerende”for virksomhedspraktik eller ”Ansættelse uden opslag” for løntilskud.
Karina sørger for udfyldelse af VITAS, som går videre til Jobcentret. Herefter sendes bevillingen automatisk videre via Vitas til TR for stillingskategorien.
Denne skal via Vitas bekræfte, at medarbejderne er blevet hørt og at der ikke har været indvendinger, samt at praktikken kan forlænges udover de 4-13 uger, der normalt fastsættes fra starten. Efter TR har godkendt, får Jobcentret besked.
I tilfælde af forlængelse af praktikken vil TR skulle godkende via Vitas igen. Den bliver ikke sendt i høring i LSU igen. Ved ansættelse i løntilskud direkte efter virksomhedspraktik sender der heller ikke i ny høring i LSU.
Når LSU har haft evt. job med løntilskud/praktik i høring og der måtte være kommet en negativ tilbagemelding, skal ledelsen inddrage dette i grundlaget hvor der træffes beslutning om ansættelse/ikke ansættelse. Hvis ledelsen fastholder ansættelse i løntilskudsstilling, skal de bemærkninger som tillidsrepræsentanten er kommet med skrives ind i bevillingsansøgningen til Jobcentret.
Der er således ikke mulighed for at blokere ansættelse, men det ligger selvfølgelig ledelsen på sinde, at der ikke må spekuleres i jobtilskudsstillinger eller virksomhedspraktikker i det omfang, de måtte opleves at skulle erstatte ordinære ansættelser.
Emeritustilknytning
Fratrådte videnskabelige medarbejdere kan efter aftale med den lokale ledelse få stillet kontorfaciliteter og andre faciliteter til rådighed, i det omfang kapaciteten tillader det.
Det er en forudsætning for en emeritustilknytning at tilknytningen er til gensidig interesse for både den fratrådte medarbejder og universitetet. Det forudsættes derfor, at den fratrådte medarbejder aktivt bidrager til instituttets aktiviteter.
En emeritus er ikke ansat på Aarhus Universitet, og modtager ikke aflønning eller vederlag i forbindelse med tilknytningen. I forbindelse med indgåelse af en emeritusordning, skal der udarbejdes en individuel aftale, hvor samarbejdets nærmere indhold skal fastlægges. En emeritusordning er en tidsbegrænset aftale i 1-3 år, med mulighed for forlængelse. En emeritusaftale er således en gensidig aftale, som ikke kan fastlægges ensidigt af den ene af parterne. Pensionerede medarbejdere har ikke krav på at få en emeritusordning, heller ikke selv om andre pensionerede medarbejdere har en sådan.
En emeritus tilknytning kunne indeholde følgende opgaver: • Publicering med reference til et institut • Færdiggørelse af et konkret forskningsprojekt • Deltagelse i forskningssamarbejder • Gæsteundervisning • Vejledning (Bachelor- og Kandidatstuderende) • Medvejledning (Ph.d.-studerende) • Assistance ved øvelser for instituttet • Andre faglige aktiviteter.
Skabeloner til stillingsopslag
Nedenstående skabeloner skal anvendes ved opslag af stillinger indenfor de givne VIP-kategorier. Ved TAP-ansættelser kontakt Karina Rysholt Christensen.
Alignment of expectations
Ansættelse på særlige vilkår
Ansættelse på særlige vilkår efter det sociale kapitel i staten, fx i fleksjob eller løntilskudsjob, kan ske uden opslag. Det gælder både for allerede ansatte, der overgår til ansættelse på fx fleksjobvilkår i samme stilling, og for personer, der selv retter henvendelse til institutionen, eller hvor det lokale jobcenter retter henvendelse til institutionen om muligheden for at anvise en stilling til en person visiteret til fx et fleksjob, jf. Finansministeriets og CFU's vejledning om socialt kapitel i staten (december 2015).
URIS regler
Fra 1. november 2024 indføres der nye URIS-guidelines og processer. Dette vil i de fleste tilfælde forlænge processen både i forbindelse med ansættelser, men også for gæsteophold. For ansættelser vil der skulle laves sikkerhedstjek når der er foretaget shortlisting, og før der må indkaldes til samtale. For gæster skal der foretages sikkerhedstjek før der afholdes interview og udstedes invitationsbrev, her skal fremsendes CV, publikationsliste og side 1 af screening formular. Ved forlængelser skal der sammen med anmodningen fremsendes CV og publikationsliste. Background Sceening Office sender screening formular, som skal udfyldes til ansættende leder (projektleder/hovedvejleder) Læs mere her:
Baggrundsscreening ved rekruttering
How to fill out the background check of new employees - part 1
International social sikring
Social sikring giver nogle særlige rettigheder til medarbejderen samt forpligtelser til både medarbejderen og arbejdsgiveren. Der findes EU koordineringsregler for social sikring, der sørger for, at EU/EØS borgere kun er social sikret i ét land, og man kan ikke vælge, i hvilket land man er social sikret. Arbejdsgiveren og medarbejderen har begge et ansvar for at
indbetale bidragene til det land, medarbejderen er social sikret i. For at kunne sikre medarbejderen bedst og lovmæssig korrekt er det vigtigt ved indmelding af ansættelsen/indsendelse af indstilling at gøre opmærksom på, hvis det ønskes at en medarbejder skal arbejde fra udlandet.
Regler for personlige relationer
Vær opmærksom på AU's retningslinjer omkring ansættelse af personlige relationer. Ved ønske om ansættelse af nærtstående relationer i samme sektion skal Jørgen kontaktes og godkende ansættelsen, før den kan finde sted.