AGRO ABC
Her kan du finde information om Institut for Agroøkologi fra A-Z samt links til vigtige sider på Aarhus Universitet.
AGRO - struktur og overblik
Kort og beskrivelse
Institut for Agroøkologi er et institut under Technical Sciences ved Aarhus Universitet. Institut for Agroøkologi har de fleste medarbejdere fysisk placeret i Foulum og Flakkebjerg. Derudover er enkelte medarbejdere placeret i Aarhus samt ved forsøgsstationen i Askov, som ligeledes er ansvarlig for de forsøg, der laves i Jyndevad.
AGRO er organiseret med en institutleder, to vice-institutledere, en institutsekretariatsleder samt otte forskningsgrupper og tre driftsenheder. Forskningsgrupperne består af en sektionsleder, en koordinator samt et antal VIP’er (videnskabelige medarbejdere) og et antal TAP’er (teknisk- og administrative medarbejdere). Driftsenhederne findes på Foulumgård, Flakkebjerg og i Askov, og de er ansvarlige for den daglige drift af de fleste af instituttets forsøg.
Bygningsoversigt Flakkebjerg
Bygningsoversigt Foulum
Bygningsoversigt Aarhus
Dagligdagen i AGRO
Møder
Vores institutleder afholder informationsmøder efter behov, og møderne bliver annonceret via mail nogle dage forud for mødet.
De enkelte sektioner afholder sektionsmøder flere gange om året, dog er mødefrekvensen meget forskellig.
Booking af møder og mødelokaler foregår på Outlook og alle medarbejdere har lov til at booke lokaler, så det passer ind i deres skema.
Outlook og AGRO e-mail
Hos AGRO benytter vi Outlook, og alle er forpligtet til at holde deres kalendere opdateret med møder, kurser, arbejde hjemmefra, ferie, etc.
De fleste, der bliver tilknyttet instituttet, får en AGRO e-mail, som medarbejderen har adgang til i den periode, han/hun er i instituttet som gæst eller som ansat. E-mailen vil som udgangspunkt blive lukket dagen efter ansættelses-/opholdsophør hos AGRO. Hvis mailen skal være åben efter denne dato, skal der laves en særlig aftale med sektionslederen.
I denne vejledning kan du se, hvordan du giver tilladelse til, at din sekretær kan opdatere din kalender.
Det er vigtigt, at du altid holder din Outlook-kalender opdateret, hvis du er "out of office" grundet undervisning, rejseaktiviteter, kursusdeltagelse eller simpelthen arbejder hjemmefra
Kontorallokering
Følgende personer fordeler kontorrum:
- Foulum: Sektionskoordinatorerne
- Flakkebjerg: Anne Heesche og Charlotte Hamann Knudsen
- Askov: Henning C. Thomsen
- Foulumgaard: Jens B. Kjeldsen
- Aarhus: Sektionskoordinatorerne
I tilfælde af tvister/tvivlsspørgsmål har sekretariatslederen det overordnede ansvar for fordeling af kontorer i AGRO.
Rengøring af kontorer
Rengøringspersonalet aftørrer frie overflader samt vasker gulv 1 gang ugentligt (enmandskontorer rengøres hver 14. dag). I dørkarmen sidder et lille mærkat, som fortæller, hvilken ugedag dit kontor bliver gjort rent.
Dit eget ansvar omfatter:
- Tøm din affaldskurv/-pose, gerne dagligt og mindst 1 gang om ugen, hvis du smider madaffald i.
- Husk at affaldssortere – se venligst skiltningen på affaldsstativerne.
- Sørg for, at der står så lidt som muligt på gulvet på dit kontor.
- Ryd op og sæt evt. laboratorieprøver op på en reol.
- Sørg for, at rengøringen har let adgang til din vindueskarm. Smid evt. døde potteplanter ud.
- Kontakt din sektionskoordinator, hvis du mangler reolplads.
- Hvis du har ryddet op på dit skrivebord, bliver tomme bordoverflader aftørret 1 gang ugentligt.
- Rengøringspersonalet aftørrer ikke dit tastatur og din skærm.
- Sørg for, at dine ledninger er fri af gulvet af hensyn til rengøring under dit skrivebord.
- Fjern alle kasser på gangarealer, da disse ligeledes bliver fejet og vasket 1 gang ugentligt.
Toiletter, kaffehjørner og mødelokaler: Disse områder rengøres dagligt.
Rygeområder
Rygeområder Flakkebjerg
Foulum
Praktisk information
Adgangskort til bygninger
For at få adgang til AU's bygninger skal denne formular udfyldes. Formularen kan enten udfyldes før den nye kollega ankommer eller på den første arbejdsdag. Kortet printes i Aarhus og sendes til den person der har bestilt det. Karina Rysholt Christensen, Gülnur Dogan (Aarhus) og Charlotte Hamann Knudsen kan tildele adgange til bygninger når kortet er printet og lagt til afsendelse. Dette gøres ved at sende en mail med navn, au-id og start/slutdato.
Nøgler på AU-Viborg
Nøglerne kan bestilles her, og udleveres af sekretariatet i bygning 8814 rum 3081/3082. Åbningstider for nøgleudlevering er tirsdag og torsdag mellem kl. 10 og 12.
Hvis du deler kontor med andre, skal I indbyrdes aftale, om der låses på kontoret.
Vær opmærksom på, at nøglen er personlige og ikke må overdrages til andre.
Adgang til AU-mail efter ansættelsesophør
AU’s generelle politik omkring mailadgang efter ophør:
Umiddelbart før ophør er det den lokale ledelses ansvar, at medarbejderen rydder op i sin mailboks, og at mails med indhold, der er relevant for enheden bliver sendt til andre.
Når medarbejderen er ophørt, er det som udgangspunkt ikke længere muligt at få adgang til mailboksen. I meget særlige tilfælde kan institutlederen bevillige adgang til mailbokse i en begrænset periode (højst 1 år efter, at ophøret er trådt i kraft), hvis der er en arbejdsbetinget begrundelse. En sådan adgang skal altid begrænses til få navngivne personer, og der skal foreligge en skriftlig begrundelse for opretholdelsen. Begrundelsen skal journaliseres.
Vejleder eller sektionsleder bedes udfylde denne formular og sende den til: hrbreve@agro.au.dk senest 3 uger før sidste arbejdsdag.
Det er ikke muligt at forlænge gæsters adgang til AU-mail.
Det er ikke muligt at beholde AU pc efter endt ansættelse ved AGRO
Aarhus Universitets biler
Aarhus Universitets biler må kun bruges i forbindelse med arbejdskørsel, og de må under ingen omstændigheder anvendes til privat kørsel eller transport af privatpersoner.
Er du ulønnet medarbejder/gæst, skal denne blanket altid udfyldes og underskrives, ellers må du ikke køre i AU-bilerne. Blanketten vedhæftes bookingen i Outlook-kalenderen.
Bilen skal altid afleveres med mindst 1/4 fuld tank. Der ligger benzinkort i hver enkelt bil (handskerummet), og kvitteringer gemmes i mappen. Eventuelle bøder, herunder parkeringsbøde, fartbøde etc., hæfter føreren af bilen for personligt.
AU er selvforsikret. Det betyder, at eventuelle uheld og tingskader ved brug af tjenestebiler dækkes af AU. Studerende er ikke dækket af AU’s arbejdsskadeforsikring for ansatte. Studerende opfordres derfor til at tegne egen ulykkesforsikring. Ved kørsel i udlandet skal der tegnes en særskilt forsikring, kontakt Jeppe eller Michael fra driften i Foulum.
Transport i egen bil, tog og AU-bil i AU regi betragtes af Arbejdsskadestyrelsen som værende et privat ærinde, hvorfor det anbefales, at medarbejderne tegner en privat fuldtidsulykkesforsikring.
Her er en vejledning, til hvordan du skal booke/reservere en AU-bil via Outlook.
Find mere information her.
Indkøb
Alle indkøb i AGRO skal gå via en af instituttets indkøbere, da de kender Aarhus Universitets indkøbsaftaler, regler og procedurer.
Hvis du undtagelsesvis bestiller selv, skal leverandøren anføre nedenstående information på den elektroniske faktura for at sikre en hurtig behandling og betaling.
- AUs CVR nr.: 31119103
- AGRO's EAN-nr.: 5798000877450
- Sag og sagsopgave (projektnr. og aktivitetsnr.), som skal dække udgiften for varekøbet
- Dit navn
- Aarhus Universitet skal ALTID stå som modtager på fakturaen for at sikre momsfritagelse i Danmark
AGRO's indkøbere er:
Foulum
- AU223785 Karin Dyrberg - laboratorieartikler
- AU393679 Anna Dorthe Østergaard - mobil og internetopkoblinger
- AU734097 Chinette Møller Overgaard - kontorartikler, kaffe, bøger og tidsskrifter
- AU223080 Birgit S. Langvad - møbler, skærmbriller, sprogrevision, print/kopi (alle lokaliteter) og alle udgifter over kr. 50.000 AGRO-Foulum
- AU261400 Jens Bonderup Kjeldsen - Foulumgård og semi-field-anlæg, korn- og foderstof, entreprenører o.l.
- AU799083 Christian Bjerg Mogensen - Foulumgård
- AU553982 Dennis Villadsen - forsøgsudstyr og værkstedsartikler
I Foulum er Anna Dorthe Østergaard ”buffer” for alle ikke-placerbare fakturaer
Flakkebjerg
- AU465701 Simone Ena Rasmussen - laboratorieartikler for PATENT
- AU224258 Bente Birgitte Laursen - laboratorieartikler for CROP
- AU546440 Rikke Jakobsen - laboratorieartikler for CGB
- AU784718 Anne Heesche - rejser, forplejning, bøger og tidsskrifter
- AU551861 Jette Charlotte Black Jørgensen - catering og andet forplejning
- AU223007 Charlotte Hamann Knudsen - kontorartikler, skærmbriller, møbler, trykning, o.l.
- AU223106 Per Heinager - artikler vedr. værkstedsarbejde, maskiner, gasser, sikkerhedsudstyr
- AU223586 Karen B. Heinager - udgifter vedr. biler, forsøgsartikler vedr. markforsøg, alt vedr. arbejdsvogne
- AU749173 Anders Vestergaard - arbejdstøj og generelle udgifter vedr. artikler til markdriften
- AU224226 Jakob Sørensen - artikler vedr. væksthusene inkl. forsøgsartikler
I Flakkebjerg er Anne Heesche ”buffer” for ikke-placerbare fakturaer
Askov
- AU223925 Henning C. Thomsen - rekvirent for alt vedr. Askov
Aarhus
- AU236063 Gülnur Dogan - buffer Aarhus
- AU233911 Lars Norge Andreassen - elektronik og laboratorie
- AU451102 Luna Kondrup Marcussen - alt indkøb til ABD-Aarhus
Nogle firmaer kræver en bestillingsliste/purchase ordre, derfor er der lavet en skabelon til dette
Institutterne skal selv underskrive, og det er derfor projektleder der underskriver. Dog med undtagelse af indkøb over 100.000 DKK, hvor institutleder også underskriver.
Formularen kan findes her.
Rejser og forplejning
AGRO følger de generelle rejseregler gældende for medarbejdere i staten samt AU’s rejsepolitik. Vores rejsebureau er Carlson Wagonlit (CWT), som du kan kontakte og få til at lave en rejseplan. Det er også muligt at bestille tog- og flybilletter direkte hos diverse flyselskaber, men vær opmærksom på, at hvis der er tale om rejser med flere skift, så står du selv inde for ekstraudgifter, hvis der er problemer med afgangene.
Brug ikke andre rejsebureauer end CWT.
Forplejning ved endagsrejser afregnes efter bilag (rimelige priser), og ved 2-dagsrejser eller mere afregner du med timedagpenge. I tilfælde af forudbetalte måltider, hvor forplejning er inkluderet i mødet/konferencen/undervisningen, skal du modregne disse måltider i time-dagpengene.
Hvis du har spørgsmål eller brug for hjælp til at lave dine udgifts- og rejseafregninger, så kontakt endelig vores supportteam i RejsUd, som vil hjælpe dig via e-mail eller Teams.
Der er specielle regler for ph.d.-studerende og postdocs.
Arbejdsforhold
Arbejdstid og fleksordning
I AGRO har vi en flekstidsaftale som gælder for alle teknisk-administrative medarbejdere (TAP) i instituttet. Aftalen gælder ikke for:
- Medarbejdere under ”Lokalaftale for medarbejdere ved Aarhus Universitet, Institut for Agroøkologi beskæftiget med særlig sæsonbetonet og forsøgsrelateret arbejde ved markforsøg”
- Videnskabelige medarbejdere ansat i henhold til stillingsstrukturen, jf. AC-overenskomstens §13, stk. 5.
- Ledere, chefkonsulenter, specialkonsulenter, månedslønnede fuldmægtige med rådighedstillæg.
Hvad skal jeg gøre?
Du skal som TAP-ansat registrere dine arbejdstimer, dvs. komme- og gå-tid i et Excel-skema. Det kan gøres via AU’s template ”Fleksskema” eller "Tidsregistrering - Excelark" som findes under blanketter. Du kan vælge imellem disse to skemaer til din registrering.
Det ønskede skema lægges på dit personlige U-drev, og sendes til nærmeste leder (sektions-, drifts- eller sekretariatslederen), hvis flekssaldoen overstiger 37 plus-timer eller 15 minus-timer, som beskrevet i flekstidsaftalen.
Hvorfor skal jeg lave arbejdstidsopgørelse?
Flekstidsaftalens §4, stk. 1 står der, at ”medarbejderen skal selv opgøre sin arbejdstid. Arbejdstiden registreres dagligt eller ved førstkommende mulighed i det af instituttet anviste registreringssystem”.
Hvad skal det bruges til?
Du skal opgøre din arbejdstid (dvs. din komme- og gå-tid) i skemaet. Både du og din personaleleder skal holde øje med saldoen og sikre, at der ikke oparbejdes for meget fleks, jf. flekstidsaftalen.
Arbejdstidsopgørelse
En standarddag ved fuldtidsansættelse er på 7,4 timer (7 timer og 24 minutter). I mitHR registreres frokosten ikke, så hvis der registreres en standarddag, er det 6,9 timer.
Kursusdeltagelse: Medarbejdere, der deltager i kurser efter pålæg eller anmodning fra ansættelsesmyndigheden, eller som deltager i kurser som vurderes at have værdi for institutionen, får arbejdstid og rejsetid i forbindelse med kurser beregnet efter de almindelige regler i arbejdstidsaftalen. Tilsvarende gives der ulempegodtgørelser efter de almindelige regler i arbejdstidsaftalen. Husk, her skal altid aftales med nærmeste leder omkring timeoptjening
Ved deltagelse i kurser i øvrigt, dvs. kurser som ikke indgår som en del af tjenesten, kan ansættelsesmyndigheden efter en konkret vurdering yde tjenestefrihed med eller uden løn efter de almindelige regler herom. Afsnit 3 https://cirkulaere.modst.dk/static/Circular/2015/018-15.pdf
Rejsetid i forbindelse med tjenesterejser medregnes, dog højst med 13 timer pr. døgn. Begrænsningen på de 13 timer gælder kun for selve rejsetiden. §7 https://cirkulaere.modst.dk/static/Circular/2015/018-15.pdf stk 5
Deltagelse i sociale og faglige arrangementer som f.eks. gruppeudflugter, summer hangout, AGRO days, messer, konferencer, temadag m.m. godtgøres med timer svarende til en standarddag.
Pauser: En ansat, hvis daglige arbejdstid overstiger 6 timer, har ret til en pause. Pauser medregnes kun, hvis de varer mindre end sammenlagt ½ time pr. dag, og den ansatte står til rådighed for arbejdsgiveren og ikke må forlade arbejdsstedet jf. Arbejdstidsregler for tjenestemænd i Staten §7
Kun for TAP
Overarbejde: Hvis den præsterede arbejdstid har oversteget arbejdstiden for perioden, godtgøres timerne med afspadsering af samme varighed med et tillæg på 50 pct. Det er en forudsætning, at arbejdet har været beordret eller nødvendigt af hensyn til en forsvarlig varetagelse af arbejdsopgaverne. §8 https://cirkulaere.modst.dk/static/Circular/2015/018-15.pdf stk 5. Overarbejde skal altid godkendes af ledelsen.
Flekstid: når medarbejderen selv beslutter sig for at arbejde udover den daglige norm, for f.eks. at gøre en opgave færdig. Det er således ikke beordret eller nødvendigt af hensyn til en forsvarlig varetagelse af arbejdsopgaverne. Timerne godtgøres 1:1.
Feltarbejde: Ved feltarbejde forstås arbejde tilrettelagt som kampagner uden for normalt arbejdssted. Feltarbejde kan udføres både som endagsarbejde og som arbejde over flere dage, hvor der indgår overnatning. Her opgøres arbejdstiden ud fra følgende regler:
Endagsarbejde: Arbejdstiden starter på det tidspunkt hvor man starter arbejdet/forlader det normale tjenestested og til man er tilbage igen.
Flerdagsarbejde: Arbejdstiden starter på dag 1 når man starter arbejdet/forlader det normale tjenestested og indtil man ankommer til overnatningsstedet. Arbejde den næste dag starter, når man forlader overnatningsstedet og til man er tilbage til overnatningsstedet eller det normale tjenestested igen.
Hvis der i forbindelse med overarbejde arbejdes til sent på aftenen, kan det i AGRO accepteres, at der afholdes en pause på arbejdsstedet for at spise aftensmad. Denne pause medregnes som arbejdstid og er udover den ½ time nævnt ovenfor.
Distancearbejde
I AGRO prioriterer vi faglig og social sammenhængskraft med fokus på trivsel på arbejdspladsen, og derfor er fysisk fremmøde udgangspunktet. Samtidig ønskes plads til fleksibilitet, hvor det er muligt og hensigtsmæssigt.
Hjemmearbejde aftales altid med nærmeste leder (sektionsleder/sekretariatsleder/driftsleder/institutleder) ud fra en individuel vurdering, hvor både medarbejderens, kollegernes og instituttets behov indgår.
For medarbejdergrupper, hvor hjemmearbejde er en mulighed, gælder:
Der kan arbejdes hjemmefra op til én dag om ugen.
- I særlige tilfælde kan andet aftales med nærmeste leder
- Hjemmearbejdsdage skal fremgå af kalenderen
- Arbejder man på en af AGRO’s fire lokaliteter, regnes det som fremmøde – ikke hjemmearbejde
- Indkaldes man til fysiske møder, forventes fremmøde – også selvom det falder på en hjemmearbejdsdag
Ferie og særlige feriedage
I AGRO er det vigtigt, at alle medarbejdere holder ferie, da det er med til at sikre, at vi slapper af, lader op og ser hverdagen fra andre vinkler. Dette er med til at nedbringe risikoen for en lang række sygdomme, herunder stress. Samtidig gør det os mere produktive og kreative, når vi vender tilbage til arbejdet.
Derfor skal samtlige feriedage og særlige feriedage som udgangspunkt afvikles inden for det aktuelle ferieafviklingsår jf. AUs retningslinjer: https://medarbejdere.au.dk/administration/hr/ferie/afvikling-af-feriedage- og-saerlige-feriedage/.
Ferieplanlægning sker i dialog med din leder og evt. nærmeste kolleger. Dine ønsker til placering af ferien skal så vidt muligt tilgodeses.
Hvis ferien ikke planlægges og registreres i mitHR, vil feriedagene blive fastlagt og registreret administrativt.
Ferieoptjeningsåret for alm. ferie går fra 1/9 til 31/8 det efterfølgende år og
Ferieafviklingsåret for alm. ferie går fra 1/9 til 31/12 det efterfølgende år
Ferieoptjeningsåret for særlige feriedage går fra 1/1 til 31/12 samme år
Ferieafviklingsåret for særlige feriedage går fra 1/5 året efter de er optjent til 30/4 det efterfølgende år
Årshjul for ferieregistrering og opfølgning
- Primo september orienterer ledelsen alle medarbejdere om, at et nyt ferieår er startet, og at afholdelse af ferie for hele ferieafviklingsperioden (fra 1. september indeværende år til 31. december efterfølgende år) skal planlægges.
- Medio oktober følger ledelsen op på, om alle har afviklet hovedferien. Har du ikke registreret din hovedferie, kontaktes du med henblik på, om der er sket en fejl, ellers registreres ferien administrativt. Pr. 31. december må du maksimalt have 6,24 feriedage tilbage, alle andre dage skal være afviklet. Dette svarer til antallet af dage optjent i september – november (indeværende år). Ferie optjent i december bliver tilskrevet d. 31/12 og vil være til rådighed fra 1/1 (efterfølgende år).
- Medio januar tjekker ledelsen, at al ferie er afviklet i henhold til retningslinjerne.
- Primo februar pålægges alle medarbejdere at planlægge afvikling af særlige feriedage samt at registrere tidspunktet for afholdelsen af ikke afholdt ferie, herunder hovedferien, for indeværende ferieafvik- lingsperiode.
Masseregistrering af ferie
- For alle VIP laves der i februar og oktober masseregistrering af hovedferien samt restferien, dvs. hvis du ikke selv planlægger og registrerer din ferie i mitHR, så vil sekretariatet, ud fra AU’s retningslinjer på forhånd lægge ferien ind for dig. Kun tilgængelige feriedage med løn registreres i standardperioderne – fra første dag i perioden, indtil alle feriedage er registreret (eks.: hvis du kun har optjent 10 feriedage med løn i juli, registreres kun de første 10 feriedage i uge 27+28)
Overførsel af ferie/særlige feriedage:
Som udgangspunkt skal al ferie og særlige feriedage afvikles inden for det givne ferieafviklingsår. I meget specielle tilfælde kan der overføres særlige feriedage fra én periode til den næste. Der kan maksimalt overføres 5 dage, og der skal foreligge en begrundelse samt en konkret plan for de overførte dages afvikling.
Medarbejdere med fastsat slutdato
- Ca. 1 gang i kvartalet sender sekretariatet en oversigt til medarbejdere, hvis tidsbegrænsede ansættelse udløber inden for det næste år, over hvor meget ferie og særlige feriedage du har tilbage. Oversigten sendes med kopi til din sektionsleder/vejleder.
Du pålægges at afvikle optjent ferie, så der ved fratrædelsen max. overføres/udbetales nedenstående:
Samtidig orienteres du om, at hvis ikke du selv planlægger og registrerer ferien i mitHR, varsles det til afvikling i den sidste del af ansættelsesperioden, som falder inden for den givne ferieperiode.
Ferie optjent i den måned du fratræder, vil blive overført til feriekonto.
Hvis du stopper midt i en måned må du have én dag mere end det der står måneden før. Eks.: hvis du stopper 14/4 må du have 8 dage tilbage.
Feriehindring
Hvis du har haft en feriehindring fx sygdom, barsel eller adoption som har varet helt frem til ferieafholdelses- periodens udløb den 31. december, overføres de første fire ferieuger automatisk til næste ferieafholdelsesperiode. Der kan aftales overførsel af den 5. uge til efterfølgende ferieår. Feriehindringen skal for hovedferien have gjort det umuligt at holde 3 uger i sammenhæng frem til den 30. september. Det anbefales, at ferie planlægges afviklet i forlængelse af barsel.
FAQ
Hvad gør jeg, hvis ferie registreret i mitHR skal flyttes?
Hvis ferien endnu ikke er påbegyndt, kan du selv ændre datoerne i mitHR. Det gøres under ”Eksisterende fravær”. Dette kan gøres til og med dagen før ferien starter.
Hvis ferien er registreret, men ikke afholdt på det givne tidspunkt og datoen er passeret skal du kontakte din koordinator, som kan flytte ferien til de nye datoer du oplyser.
Jeg får en fejl, når jeg forsøger at registrere ferie eller særlige feriedage
Du kan ikke registrere mere ferie end du har optjent på det tidspunkt du vil afvikle den på. Hvis du forsøger at registrere flere dage vil du få en fejl.
Hvad sker der hvis jeg ikke selv registrerer mig ferie i mitHR?
Hvis du er VIP vil ferien blive masseregistreret fra sekretariatet i henhold til AU’s retningslinjer.
Hvis du er TAP vil ferien blive varslet til afvikling af sekretariatet og i sidste ende registreret administrativt.
Hvor kan jeg få hjælp til registrering af fravær i mitHR
I mitHR er det muligt at få vejledning i hvordan du registrerer fravær, ser din saldo samt få hjælp til at forstå evt. fejlbeskeder, du måtte få. Vejledningerne ligger under knappen "Vejled mig" og kan findes under handlingerne "Tilføj fravær", "Fraværssaldo" og "Eksisterende fravær".
Overarbejde
Overarbejde (gælder for alle TAP)
Medarbejderen registrerer i mitHR det faktiske antal timer (1:1), der er arbejdet på de relevante projekter, som kræver tidsregistrering. Derudover registreres alle timer i det for stillingen anvendte regneark. Der henvises til de relevante overenskomster.
Der er indgået lokalaftale for medarbejdere, der er beskæftiget med sæsonbetonet og forsøgsrelateret arbejde ved markforsøg.
Medarbejdere (MARK undtaget) udfylder ”indberetningsskema for overarbejde” for de relevante dage, hvor der har været overarbejde. Skemaer findes på intranettet under blanketter. MARK-medarbejdere udfylder skemaet for alle dage. Jf. lokalaftalen skal skemaet sendes til sektions-/driftsleder senest d. 5. i måneden efter, at overarbejdet er foretaget. Skemaet fremsendes elektronisk i Excel-version.
Sektions-/driftsleder videresender skemaet til sekretariatet inden d. 10. i måneden. Videresendelsen ses som godkendelse af overarbejdet.
For MARKs medarbejdere vil evt. udbetaling af ulempetillæg altid ske fra sektionskontoen. For øvrige medarbejdere under lokalaftalen med feltarbejde påføres det projektnummer som overarbejdet vedrører på skemaet.
Opsparede timer bør løbende afspadseres så vidt det er muligt i forhold til arbejdsopgaverne. Konvertering til opsparingsdage kan i specielle tilfælde finde sted efter aftale med nærmeste leder jf. Cirkulære om statens arbejdstidsaftale §11. Det skal derefter godkendes af institutlederen. Medarbejderen kan maksimalt have 74 opsparingstimer i alt. Der laves en vurdering i forhold til afspadsering og evt. konvertering i december og den endelige konvertering sker i april, når arbejdstiden opgøres i henhold til lokalaftalen.
Generelt
Sekretariatet sender skema til HR-support på de medarbejdere, der skal have udbetalt ulempetillæg.
Sekretariatet sørger for, at månedens overarbejde registreres i separat regneark for hele instituttet
Hvert kvartal sendes oversigt over overarbejdstimer til hver medarbejder (undtaget MARK-sektioner), samt til sektions-/driftsledere og institutleder.
URIS: Samarbejde med og rejser til risikolande
AU har implementeret retningslinjer, som skal beskytte forskning og innovationsarbejde mod at blive et mål for spionage eller mod at blive misbrugt.De generelle URIS regler findes her: Generelle URIS regler
I forbindelse med rejser til risikolande – aktuelt Iran, Kina og Rusland – gælder en række forholdsregler.
Før rejsen bestilles skal den rejsende udfylde skema til risikovurdering af rejsen. Dette skema skal skriftligt godkendes af institutlederen, dette sker ved at sende formularen fra denne side:
til Institutleder, Institut for Agroøkologi head.agro@au.dk. Hvis du fortager flere rejser med det samme formål, er det muligt at samle dem på én ansøgning.
Risikovurdering og godkendelse journaliseres i Workzone.
Sygdom
Sygefravær skal altid meldes ind til sektionskoordinator på første sygefraværsdag før kl. 09:00 via telefonopkald eller e-mail. Hvis sygdommen sker i forbindelse med ferie er der særlige regler, som du finder her.
Ved længerevarende sygdom, dvs. >20 dage skal koordinatoren give besked til Karina Rysholt Christensen, som sørger for, at sygemeldingen bliver viderebragt til HR Fraværsteamet. Efter 30 dages sygdom vil der kunne søges refusion og for ph.d.-studerende gælder det, at de har krav på forlængelse af deres studietid.
I forbindelse med længerevarende sygdom (over 21 dage) vil Karina Rysholt Christensen sammen med sektionslederen senest 4 uger efter første fraværsdag indkalde til en sygefraværssamtale med et rimeligt varsel. På dette møde skal der udfyldes mulighedserklæring, som medarbejderen efterfølgende skal have med til sin læge.
Hvis fraværet fortsætter, skal der afholdes en samtale hver 2. til 4. uge.
Det er Karina Rysholt Christensen sammen med sektions/driftslederen, der afholder sygefraværssamtalen. Formålet med samtalen er, at:
- drøfte status for sygefravær.
- drøfte mulighederne for hel eller delvis genoptagelse af arbejdet.
- afklare evt. skånebehov.
Der er notatpligt ved en sygefraværssamtale. Karina sørger for, at der bliver skrevet et notat fra samtalen og evt. indgåede aftaler. Notatet sendes til sekretariatslederen, som sørger for, at det bliver journaliseret. Det er muligt at have en bisidder med til samtalen, hvis det ønskes.
Mere omkring sygdom findes her: https://medarbejdere.au.dk/administration/hr/fravaer/sygdom/under-sygdom/
Og for ph.d.-studerende her: http://phd.au.dk/gradschools/scienceandtechnology/gsst-quick-guides/
Sygefravær SKAL registreres i mitHR. Hvis medarbejderen ikke selv har mulighed for det skal fraværet tastes af sektionskorrdinatoren eller af Karina.
MUS i AGRO
MUS (medarbejderudviklingssamtaler) i AGRO afholdes hvert forår i henhold til AU's retningslinjer. Alle ansatte indkaldes til MUS og det samme gælder for indskrevne ph.d.-studerende. Jf. cirkulære om seniorordninger skal medarbejdere der er fyldt 60 år i forbindelse med medarbejderudviklingssamtalen have tilbud om at drøfte seniorperspektiver. Nærmere beskrivelse af dette findes i AU's seniorpolitik. Det er op til den enkelte sektions-/driftsleder hvordan muligheded for seniorsamtale italesættes.