AGRO’s intranet finpudses
I AGRO har vi i mange år haft et velfungerende intranet, men tiden er nu inde til at gennemgå indholdet og vurdere, om det er det rigtige, samt om det stadig er tidssvarende.
Jeg har deltaget i et af Administrationscenter ST’s kompetenceudviklingsprojekter, hvor emnet var 'Vores digitale arbejdsplads: Fremtiden tilhører de frygtløse'. Det handlede primært om at være nysgerrig om nye digitale initiativer. Dette sammenholdt med en lille seddel på min opslagstavle med et af Piet Heins gruk: ”Stor er den som véd, men større den som véd hvor han skal spørre” giver en god indgang til, at vi i sekretariatet er gået i gang med at give AGRO’s intranet et ”brush up”.
Der kommer nye ting til og gamle ting forsvinder. Omfanget af digitalisering stiger, og vore unge kolleger benytter de digitale medier langt mere end os ældre. Vi har nu en Google-generation, som er på vej ind på vores arbejdsplads. Jeg er nok mest typen, som spørger på kontoret ved siden af ”Hvad plejer vi at gøre?”, men for at imødekomme vore unge kolleger er vi gået i gang med denne ”brush up”, så alle kan få noget ud af vore intranet.
Intranettet får en finpudsning
I AGRO har vi i mange år haft et velfungerende intranet, men tiden er nu inde til at gennemgå indholdet og vurdere, om det er det rigtige, samt om det stadig er tidssvarende. Vi er i øjeblikket ved at se nærmere på procedurer, retningslinjer o.l. og tager udgangspunkt i det, som mange kender som ’AGRO ABC’.
En anden vigtig del af intranettet er nyheder og reportager af fælles interesse, og den del har vi ikke tænkt os at ændre på.
Vi har alle et fælles ansvar for, at AGRO’s retningslinjer bliver fulgt. Det er intentionen, at intranettet bliver medarbejdernes daglige arbejdsredskab. Det skal være her, du kan finde informationer om instituttet, projektstyring, ansættelsesprocesser, processer i laboratorie og mark, it og mange andre ting.
Noget af det vi vil forenkle er beskrivelsen af instituttet og institutledelsen, men vi finder stadig, at det er vigtige elementer at have på vores intranet. Processer omkring projektstyring, ansøgninger og økonomi rettes til, så de er tidssvarende.
Ny teknologi tages i brug
Derudover vil vi gerne udbygge beskrivelserne af processer for forsøgsplanlægning i laboratorie og mark, således at alle vejledninger kommer frem i lyset, og det ikke kun er dem, som plejer at have ansvaret, der ved, hvor ting kan findes. Det er måske på tide at tage nye teknologier i brug, herunder f.eks YouTube-videoer, som viser brugen af apparater og maskiner.
Et eksempel på noget af det nye vi i sekretariatet har arbejdet med er at få et elektronisk skema til anmodning om ansættelse og ophold ved instituttet. Skemaets indhold vil blive sendt til hele institutledelsen, alle sekretærer og projektøkonomer, idet det ikke er muligt at målrette mod mindre grupper i det nuværende værktøj. Dette skema skal sikre, at alle relevante medarbejdere er informeret, når der kommer en ny medarbejder til en enhed eller sektion.
Det vil selvfølgelig altid være en balancegang, om alle procedurer skal beskrives, men henvend dig til en af sekretærerne, hvis du har noget at byde ind med. Så vil vi tage det op, idet vi har behov for, at alle bidrager med input til siden.
Det vil være en løbende proces at få intranettet opdateret, og vi er slet ikke gået i gang med den engelske del endnu, men I kan se vores tiltag på en foreløbige side her. Når vi går i luften for alvor vil denne side blive ændret til forsiden.