I samarbejde med ST Økonomi (ØC) har AGRO en række processer omkring budgettering, bemandingsplaner og regnskab. Instituttet har bl.a. retningslinjer for forlods finansiering og medfinansiering fra instituttet.
Hvis der er behov for medfinansiering til eksterne projekter, skal dette aftales med institutlederen. Ændringer og opfølgning på bevilgede, interne projekter og sektionskonti aftales mellem sektionsleder/projektleder og sekretariatslederen.
I mange ansøgninger, økonomiblanketter o.l. skal der angives fx EAN nr., CVR nr., stednr. P-nr. eller PIC-nr.
I december kan vi igangsætte en proces med at indkalde ønsker om interne projekter i det nye år. Den enkelte medarbejder formulerer selv, eller i samarbejde med kolleger, et projekt via et skema. Efterfølgende vil ansøgningerne blive behandlet af institutledelsen på møder i december og januar. Omkring 1. februar vil vi kunne give et første bud på bevilgede, interne projekter. Det er institutsekretariatslederen, som melder budget ind på bevilgede interne projekter.
Budgettering af vejledertid til ph.d.-studerende betalt af instituttets AV-bevilling sker efter retningslinjer for forlods finansiering. Dette gælder også for specialeprojekter til vore uddannelser.
I notatet "Projekt - fra idé til afrapportering" gennemgås AGRO's proces for ansøgninger. Det er vigtigt, at budgetterne udarbejdes i ØCs budgetteringsskemaer. Disse finder du på ØC's hjemmeside, og de opdateres herfra. Det er vigtigt at skrive AGRO i Institutfeltet øverst på siden. Dette budget skal sendes til godkendelse af ØC-controlleren forud for underskrift af institutlederen. Fra maj 2020 kører vi ansøgningsrunder med interne reviews, dette vil blive meldt ud fra instituttet. I det daglige sendes underskriftssiden senest tre arbejdsdage før ansøgningsfrist til sekretariatslederen sammen med dette forklæde. Efter underskrift returneres underskriftssiden til projektlederen.
Efter afsendelse af ansøgning sendes denne til relevant sekretær med henblik på registrering i ReAp (database med samtlige ansøgninger afsendt fra instituttet) og journalisering i Workzone, som beskrevet i notatet "Projekt - fra idé til afrapportering". For at sikre at der ikke sker dobbeltregistrering i tilfælde med projekter med flere ”projektledere” i instituttet, aftales det indbyrdes, hvem der er den ordførende, og dennes sekretær står for registreringen.
Der opdateres endvidere en side omkring relevante udbud for instituttet som kan ses her.
Hvis du som forsker på AU vælger at samarbejde med parter uden for AU, er der i forbindelse med din projektplanlægning visse juridiske rammer, der skal tages højde for. Dette er primært for at værne om forskningsfriheden, og omhandler både kommerciel og ikke-kommerciel forskning. Det er derfor vigtigt at have forventningsafstemt samarbejdet med sine eksterne samarbejdspartnere.
Der ligger en række fast track paradigmer på siden https://medarbejdere.au.dk/administration/forskning-talent/erhvervssamarbejde/samarbejdsaftaler/fast-track-agreements/, som hvis de anvendes uden ændringer, ikke skal omkring TTO, men bare sendes til dem efter underskrift til orientering.
Hvis du er projektleder har projekter, som ikke umiddelbart dækkes af nogle af ovenstående eksempler kan du sende en mail til tto@au.dk, eller en af vores kontaktpersoner ved TTO (se nedenfor), hvor ansøgning og bevillingsskrivelse vedlægges.
Korte opklarende spørgsmål kan sendes til en af AGRO's kontakter:
Grundreglerne henvender sig til forskeren eller forskerteamet, der skal indlede et forskningssamarbejde med en ekstern part. Universitetsledelsen har godkendt grundreglerne den 6. maj 2020, og de træder i kraft den 2. juni 2020.