AGRO’s økonomi har midlertidigt ondt i maven

Det går egentligt meget godt i AGRO. Vi ligger over vores KPI-mål (Key Production Indicators) for antal publikationer, antal publikationer med eksterne medforfattere og tiltrækning af eksterne midler. Vi har nok at rive i med hensyn til projekter og myndighedsopgaver. Og vi har ansat rigtig mange dygtige, unge talenter i form af ph.d.-studerende og postdocs. 

Men det er gået næsten for godt – og nu trænger vi til at stoppe op for en stund, fordi økonomien ikke kan følge med. Hvis vi ikke foretager os noget, kan vi ende med et stort underskud. 

- Det svarer til, at vi har kørt med 150 km i timen, men at der nu er vejarbejde forud. Det betyder, at vi skal træde på bremsen og sætte farten betragteligt ned for at navigere sikkert forbi, forklarede Erik Steen Kristensen på et institutmøde i Foulum den 4. april 2018. Tilsvarende møde holdes i Flakkebjerg den 9. april 2018. 

- Det er de mange myndighedsopgaver, der er ved at tage pusten fra os, sagde Erik Steen Kristensen. 

Bemandingsplanerne skal have et eftersyn

Den gode nyhed er, at budgetproblemerne ikke betyder, at der skal fyres folk. Til gengæld bliver der indført et midlertidigt ansættelsesstop, indtil vi har overblik over situationen. Den dårlige nyhed er, at vi mangler gode styringsredskaber til at skabe et sådant overblik, så det bliver forholdsvis sent i budgetåret, inden vi bliver opmærksom på eventuelle problemer.   

Mange projektledere har i løbet af foråret arbejdet med at lave projektbeskrivelser og interne ansøgninger, så alle myndighedsopgaverne kan løses tilfredsstillende. En gennemgang af det opdaterede budget lige inden påske viste imidlertid, at hvis alle ønskerne til bemanding skal opfyldes, så skal vi ansætte flere, end budgettet kan rumme. 

- Hvis vi opfylder ønskesedlerne får vi et underskud på 10-15 millioner kroner i 2018. Derfor skal vi tilpasse bemandingsplanerne og indføre et ansættelsesstop for at få styr på ansættelserne. Desuden kan overflytning af eksterne midler fra 2018 til 2019 ikke godkendes, fortalte Erik Steen Kristensen. 

Opgaverne skal prioriteres

Her og nu skal der arbejdes med at udnytte vores nuværende ressourcer endnu bedre. Det betyder, at bemandingsplanerne skal gås efter endnu en gang, og der skal sektionslederne og projektlederne huske at tænke på tværs af sektioner. Det næste, der skal ske, er en prioritering af projekterne først inden for AGRO og dernæst i samarbejde med DCA og dekanatet. Oplægget til denne prioritering præsenteres for relevante kontorchefer i Miljø- og Fødevareministeriet i slutningen af maj. 

Sektionsleder Jørgen Eriksen, JORNÆR, er ikke bekymret. 

- Nu skal vi have ro på. De mange myndighedsrelaterede opgaver har givet en væsentlig overbelægning af VIP-gruppen. Når først vi har fuld overblik over bemandingsplanerne, kan vi bedre se, hvilke opgaver vi skal skære tilbage på, så det gør mindst ondt, siger han og fortsætter: 

- Jeg tror, at vi kan komme et godt stykke vej ved at reducerer overbelægningen på VIP, uden at ansætte nye folk. Jeg er mindre optimistisk med hensyn til TAP-siden. Medarbejderne løber i forvejen hundehamrende stærkt og der er nogle prøver vi skal lave.    

Jørgen Eriksen ærgrer sig over, at vi ikke har de nødvendige styringsredskaber til at undgå ubehagelige overraskelser på budgettet. 

- Det er rigtig frustrerende, at der ikke findes systemer til håndtere dette. Hvis vi havde en ramme, kunne vi have lavet det ordentligt fra starten uden nogen form for dramatik. Jeg foreslår, at vi næste gang tager hul på at skabe overblik over projekterne allerede i september. Som det er nu, kommer vi for langt hen på året, inden vi har overblik og det skaber nemmere panik, siger han. 

Sektionerne skal løfte i flok

Når Jørgen Eriksen laver bemandingsplaner sidder han med planerne for alle sektionerne og henter bemanding til sine projekter på tværs af sektionerne. Størst hensyn bliver taget til hvem der er mest egnet til opgaven. 

- Vi vil ikke have hegn rundt om sektionerne. Sektionerne er vores "hjem”, hvor vi har socialt samvær og metodefællesskab, men når der skal løses faglige opgaver, skal vi løfte i flok som institut, pointerer han.