Et sekretariat i forandring
AGRO’s sekretariat er i forandring i denne tid. Fra at skulle servicere forskerne med traditionelle sekretariatsopgaver, har vi nu fået mange nye opgaver, som enten kommer fra AU’s centraladministration eller nye behov i samfundet.
Sekretariatet vil gerne leve op til at kunne løse de nye opgaver og være en aktiv medspiller omkring instituttets virke, herunder at bistå administrativt i gennemførsel af forskningsprojekterne.
Goddag og farvel
Sekretariatet er skrumpet på nogle områder, men også vokset på andre. I løbet af 2022-2023 har vi sagt farvel til nogle mere traditionelle sekretærer, hvor stillingerne ikke alle blev genbesat.
Derfor er der opgaver, som er bortfaldet fra sekretariatets servicekatalog, men nye er også kommet til.
Vi har ansat projektkoordinatorer til at understøtte forskerne i fundraising og projektunderstøttelse. Det er både sket på Flakkebjerg og på AU-Viborg. Disse stillinger er oprettet til at understøtte specielt omkring forskningsansøgninger samt den første opstart af nye projekter.
Vi har også været meget involveret i at få vores nye uddannelse opbygget og promoveret i samfundet. Dette arbejde vil fortsætte i den kommende tid, hvor AU-Viborg deltager aktivt i arrangementer rundt om i landet for at rekruttere potentielle studerende til vores uddannelser. Rekrutteringen gennemføres både med eksterne konsulenter, men vi skal også synliggøre os mere overfor gymnasier, HTX og EUX.
Hvad kan en AGRO-medarbejder regne med at få støtte til fra sekretariatet?
Sekretariatet vil fortsat bistå med en række administrative opgaver, herunder:
- Sagsbehandling og administrativ support
- Koordinering af onboarding af nye medarbejdere
- Indkøb af materialer til administrative formål, herunder også godkendelse af fakturer i IndFak
- Indledende HR-sagsbehandling i Emply og lign.
- Planlægning af events, workshops, o.l
Kommunikationsopgaver er også en stor opgave i sekretariatet:
- Den eksterne hjemmeside, herunder projekthjemmesider, eksterne nyheder, o.l. Endvidere vil der blive arbejdet på at udarbejde sider omkring vore langvarige forsøg (https://agro.au.dk/)
- Intranettet, standardsider og nyheder (https://agro.medarbejdere.au.dk/)
- AGRO Biweekly
- Andet kommunikationsmateriale og små grafiske opgaver
Kantinen i Flakkebjerg hører også under sekretariatet, og her har vi arbejdet med at få en hjemmeside og en bestillingsformular op at stå.
Projektansøgninger, her vil vi kunne hjælpe med støtte til bl.a.:
- Kendskab til udbudstekster og krav fra udbyderen
- Support og sparring omkring projektideer og udvikling af partnerskaber
- Udarbejdelse af budgetter
- Tjek af formalia på ansøgninger
Derudover vil vi på sigt gerne tilbyde en intern workshop omkring fundraising for vores yngre og nyansatte forskere.
Hvad nyt er der fremover?
Historisk har vi en række store databaser, men her har det knebet med at afsætte ressourcer til udvikling og vedligeholdelse af disse gennem årene. Det er nu et krav fra mange bevillingsgivere, i forbindelse med hjemtagning af nye projekter, at vi kan levere en plan for, hvordan data håndteres i projektet, og vi i instituttet lever op til FAIR principperne.
Derfor vil vi i den kommende tid arbejde med, hvad vi ser en Data manager kan bidrage med i instituttet.