Få styr på tiden
Det er et krav fra flere af vores finansieringskilder, at vi dokumenterer, hvordan vi bruger vores tid. Her er ProMark din gode ven.
Mange af AGRO’s bevillingsgivere, herunder Miljø- og Fødevareministeriet, forlanger tidsregistrering for at give bevillinger.
Som det fremgår af artiklen Ny rammeaftale om myndighedsbetjening er på trapperne, bliver der fulgt tættere op på tidsforbruget i forbindelse med vores bevilling fra ministeriet.
Ifølge de nye ydelsesaftaler skal vi dokumentere fordelingen af tidsforbrug på myndighedsrådgivning og sektorrelateret forskning. Der er forhåndsgivet en økonomisk ramme inden for hvert af indsatsområderne.
Der arbejdes i øjeblikket på at få vore myndighedsprojekter samt relevante interne projekter, som relaterer sig til arbejdsprogrammet, budgetteret. Indtil videre kan der registreres på rådgivningsprojekterne, som er oprettet i AGRO til myndighedsrådgivning indenfor ydelsesaftalerne Planteproduktion og Husdyrproduktion, med følgende projektnumre, der tilhører de specifikke indsatsområder.
| Projekt nr. | Indsatsområde |
| Planteproduktion | |
| 25235 | Planters forædling og bestøvning, plantesundhedsaspekter samt plantebeskyttelse og Integrated Pest Management (IPM) |
| 25236 | Klimasmarte produktionssystemer |
| 25237 | Gødningsstoffer, normtal og kvælstofprognose |
| 25238 | Teknologi – jordbrug og planteavl |
| 25239 | Jord og jordbundsforhold, herunder digitale data, kort og billedanalyse |
| 25240 | Grøn omstilling og biomasse |
| 25241 | Målrettet arealregulering og virkemidler |
| 25251 | Landbrugsreform og offentlige grønne goder |
| Husdyrproduktion | |
| 25242 | Dyreadfærd og –velfærd |
| 25243 | Næringsstofkredsløb og husdyrgødning |
| 25252 | Produktionssystemer, management og rådgivning |
Der kan komme nye indsatsområder til indenfor andre ydelsesaftaler.
ProMark skal bruges
Hos bevillingsgivere som GUDP og Innovationsfonden står der typisk i bevillingsskrivelsen, at tidsforbruget for projektets medarbejdere skal registreres i et tidsregistreringssystem og at de faktiske lønudgifter skal specificeres i forhold hertil. Det opfylder vi kun ved at have orden i ProMark.
Alle medarbejdere i AGRO har siden 1. januar 2016 skullet registrere tidsforbrug i tidshåndteringssystemet ProMark, som afløste ARS. Som i alle sammenbragte familier, skal man aftale spilleregler for opgavernes udførelse, herunder hvem gør hvad.
I ST er de aftalte spilleregler sådan, at opfølgningen over for medarbejderne skal ske via instituttets sekretariat. Hvis en medarbejder efter gentagne rykkere ikke har udfyldt ProMark inden bogføringstidspunktet, skal medarbejderen udfylde et regneark med sin tidsregistrering. Herefter skal økonomimedarbejdere og HR lave omposteringer. Det giver merarbejde.
Den enkelte medarbejder slipper altså ikke for tidsregistreringen. Derimod skabes der mere arbejde i nogle travle arbejdsdage hos det administrative personale.
ProMark er kommet for at blive
I ProMark er alle medarbejdere budgetteret. De projekter, som er markeret med en gul stjerne, er de projekter du er budgetteret på. Derfor er det vigtigt, at der registreres tid på disse projekter og ingen andre. Selvfølgelig kan der ske ændringer, men aftal disse i god tid med projektlederen så han eller hun kan aftale en anden budgettering med projektøkonomen.
Før du går i gang med at registrere for 2017 er det en god ide at slette alle projekter i skabelonen og starte forfra med at søge op. Nogle projekter er afsluttet og det vil derfor ikke længere være relevant at registrere under disse.
Jeg vil på institutledelsens vegne opfordre til, at vi alle fremover gør en indsats for at ajourføre vores tidsindrapportering ved månedens udgang hver måned. Brug kræfterne på at udføre opgaven (tidsregistreringen) i stedet for at klage over systemet, for om vi kan lide det eller ej, så er ProMark kommet for at blive.