Kalendergymnastik

De kolleger, som sidder nær mit kontor, kan ind imellem høre ukvemsord fra min side omkring medarbejderes manglende opdatering af kalenderen, men jeg kan jo nok ikke brokke mig mere gråhåret, end jeg er i forvejen. Jeg ved også fra flere af sekretærerne i instituttet, at de har det på samme måde.

Planlægningen af årets lønforhandlingsmøder var med til, at jeg fik lyst til at kommentere brugen af kalendere i instituttet. Et møde med ganske få deltagere var jeg nødt til at flytte tre gange, før jeg fik accept fra alle.

Outlook-kalenderen er et elektronisk arbejdsredskab, som burde gøre det nemmere at få et overblik, både for en selv og ens kolleger. Det er desværre ikke altid tilfældet. I nogle tilfælde er kalendere et virvar af aftaler og overlappende aktiviteter, som ikke er accepterede, og i andre tilfælde står der slet ingenting. Derfor er det svært at se, hvad du laver.

Nogle gange er der reserveret hele dage til møder, men status står til ”Free” og ikke ”Out of office”. I disse tilfælde kan aftalen ikke ses, når der laves mødeplanlægning for flere personer.

Hvis en velfortjent ferie i sydens sol er booket, så vil det være smart at få den i kalenderen med det samme, så kolleger kan se, at her er du ikke til stede.

Ovenstående er bare nogle af de eksempler, vi ser hver dag. Jeg tror ikke, der er en undskyldning vi ikke har hørt. Nogle sekretærer forsøger med en Doodle, men det synes jeg faktisk ikke er i orden, når det drejer sig om et internt møde, hvor overblikket burde være i Outlook. Det giver en ekstra arbejdsproces for alle involverede.

Hvis eksterne ringer, og vi kun kan sige at der ikke står noget i jeres kalender, så spørger vi om vi skal lægge en besked, eller de vil prøve igen senere. I mange tilfælde vil de prøve igen senere. Hvordan får det os til at se ud, når de har prøve 3-4 gange og beskeden er den samme?

Derfor har jeg følgende råd til jer omkring kalenderen:

• Alle medarbejdere skal angive ferie og andet fravær.
• Kalenderen bør som udgangspunkt være åben for læseadgang for kolleger i instituttet.
• Sygdom meldes telefonisk til receptionen/sekretæren, som skriver det i kalenderen og melder til relevante kolleger. Husk at melde når du er raskmeldt og tilbage.
• Det er en god idé, at lade mailgrupperne ”#AGRO STAB Foulum” eller ” #AGRO STAB Flakkebjerg” have adgang til at redigere i kalenderaftaler. Se hvordan denne tilladelse gives her. Dette gør også, at sekretæren kan planlægge møder på vegne af kolleger, uden at det ”spammer” deres kalender til.
• Når du får en aftale, så læg den i din kalender med det samme. Hvis det er uden for huset, så husk evt. transporttid, hvor du ikke er til rådighed.
• Hvis du sætter ”flueben” ved hele dage i din Outlook-kalender, så husk at ændre status ved ”Show as:” fra ”Free” til ”Out of office” eller ”Busy”
• Har du arbejdsopgaver, som du gerne vil afsætte tid til, så vær skarp på om det er:
  • noget du ikke vil acceptere at andre møder ”overruler” (så ”Busy”), eller
  • en reminder til dig selv om, at du skal huske noget (så ”Free”)