Tips og tricks fra kommunikation: Kan coronatidens virtuelle møder forbedre fremtidens mødekultur?
Nu er vi næsten alle ved at vende tilbage til en mere normal hverdag efter mange ugers hjemmearbejde og virtuelle møderum. Har vi lært noget nyt, som vi måske kan tage med os ind i vores nye hverdag og måde at samarbejde på? Her er tre gode vaner, vi kan tage med os i fremtiden for at fastholde og måske endda forbedre mødekulturen. Og få din helt egen tjekliste, som du kan bruge til dit næste møde.
I næsten tre måneder er der blevet knoklet hjemme i køkkenerne, stuerne, børneværelserne og endda på terrasserne. Samarbejde på afstand blev det nye mantra, og vi har alle fundet nye måder at samarbejde på. Selvom vi stadig skal holde afstand, så begynder vi også så småt at kunne holde møder, som ikke foregår på Skype, i Zoom eller noget tredje.
De virtuelle møder har givet os gode vaner, som vi bør huske, værne om og vedligeholde også når vi nu igen må mødes fysisk.
Aftaler
Første vane er: aftaler. I de virtuelle møder var det meget vigtigt med klare aftaler inden mødet om:
- Hvordan mødes skal forløbe?
- Hvem er ordstyrer?
- Hvem leder mødet?
- Hvem tager referat?
- Hvad er formålet?
- Hvor lang tid skal mødet vare?
Aftalerne slutter dog ikke her, for uanset om aftalerne under et møde bliver indgået over video, telefon, mail eller ved fysisk fremmøde, så er det vigtigt at vide:
- Hvad er konklusionen?
- Hvem har ansvaret for næste skridt?
- Hvordan kan andre bidrage?
- Hvad skal vi hver især forberede til næste møde?
Alt dette skal aftales og være på plads inden et møde afsluttes, ganske som, når forbindelsen bliver lukket ned i de virtuelle møder.
Disciplin
Når man har indgået aftaler til et møde, kommer vi til næste gode vane i rækken: disciplin. Og her taler jeg ikke om militærisk disciplin eller kunsten at kunne marchere i takt, men den disciplin, der kommer af respekt for andres tid, respekt for opgaven og det fælles mål. Det er selvdisciplinen, vi taler om her.
Selvom vi ikke længere arbejder på stor afstand af hinanden, så er det vigtigt stadig at huske på, at vi hver især er et tandhjul i maskinen, og vi alle er vigtige for at få den til at køre. Det betyder, at vi stadig møder op til aftalt tid, hvad enten det er fysisk eller virtuelt, at man har forberedt sig på dagsordenen, og at man er mentalt klar til diskussion og beslutninger. Det er vigtigt at være til stede mentalt såvel som fysisk.
At følge op
Tredje vane er: at følge op. Også her handler det om at fordele ansvar og have disciplin. Følgende skal aftales klart og tydeligt på mødet:
- Hvem der følger op på opgaverne?
- Hvor ofte?
- Hvilken form skal opfølgningen have?
- Holder målsætningen og tidsplanen eller skal der ændres på noget?
Med en god mødekultur er det muligt at holde mere effektive, kortere og endda færre møder både fysisk og virtuelt og dermed få mere tid til alt det andet, der skal nås i løbet af en arbejdsdag.
Jeg har lavet en Tjekliste til møder, som kan bruges, når du planlægger et møde, så det er nemmere at lave aftaler, holde disciplin og huske at følge op.