Mailpolitik og -kultur for medarbejdere
Mail-systemet er en hurtig og udbredt måde at kommunikere på. Vi skal dog som medarbejdere være opmærksomme på at vi ikke overskrider grænser, hverken over for vores arbejdsgiver eller kolleger.
Mailpolitik
I tidens løb har der været nogle spørgsmål omkring brugen af AU-mail til private formål. På det område henviser AGRO til AU’s mailpolitik for ansatte. Her står der bl.a. ”Brugen af mail er primært forbeholdt aktiviteter i direkte forbindelse med arbejde/studier, men det er tilladt at bruge sin AU mail til private formål. Private mails bør tydeligt markeres, således at de kan skelnes fra arbejdsmæssige/studierelaterede mails. Det gør man fx ved at skrive ’Privat’ i emnefeltet.”
Hvis medarbejdere bruger AU-mailen til fx foreningsarbejde, vil AGRO’s ledelse skele meget til om det drejer sig om frivilligt ubetalt arbejde, eller om det drejer sig om lønnede hverv. Ved sidstnævnte mener vi, at det kommer under ”Kommerciel brug”, som har en selvstædig pind på siden om mailpolitik for ansatte. Derfor skal eventuel brug af AU-mailen til disse formål stoppe omgående.
Mailkultur
Lige så godt som mail-systemet er, lige så slemt kan det blive når vi ikke tænker os godt om før en mail skrives og sendes. Der er nogle vigtige tommelfingerregler, som fx:
- Giv din email en overskrift i emnefeltet, så modtageren kan se, hvad det drejer sig om.
- Skriv din email, så den er let at læse på skærmen. Brug korte sætninger og inddel teksten i mindre, overskuelige afsnit.
- Mail er et arbejdsredskab, husk professionel distance i budskabet.
Der er flere gode råd på Væksthus for ledelses hjemmeside Tjekliste til bedre mailkultur af Morten Münster.