Ny løsning til booking og styring af tjenestebiler
Som mange af jer formentlig har hørt, har vi længe arbejdet på en ny løsning til styring og booking af vores tjenestebiler. Den løsning er vi nu klar til at rulle ud med start mandag den 24. august.
Med den nye løsning bliver det lettere og mere enkelt at benytte tjenestebilerne. Fremover bliver selve bookingen af bilen og registreringen i kørebogen samlet i én arbejdsgang. Det betyder blandt andet, at I ikke længere selv skal udregne og registrere, hvor mange kilometer I har kørt. Bilen registrerer automatisk de kørte kilometer, og oplysningerne bliver efterfølgende sendt videre til økonomiafdelingen. Vi håber derfor, at den nye løsning både vil gøre det nemmere at booke bilerne og samtidig reducere det administrative arbejde for den enkelte bruger.
Fremadrettet skal alle tjenestebiler bookes via appen Mileagebook Fleet eller på hjemmesiden https://www.mileagebook.com/da/ ved at vælge Login i øverste højre hjørne.
Vigtigt om eksisterende bookinger i Outlook
Vi har flyttet de eksisterende bookinger fra Outlook over i MileageBook. Hvis I har foretaget en booking for nylig, vil vi dog bede jer om at dobbelttjekke, at bookingen er kommet korrekt med over i MileageBook.
Bookingen kan ses under "Booking" i både appen og på webdelen.
Vær desuden opmærksom på, at bookinger foretaget i Outlook efter den 24. august ikke længere vil være gældende. Alle nye bookinger skal derfor foretages i MileageBook.
Der er vedhæftet en vejledning til booking i denne mail, og der findes desuden en mere dybdegående vejledning på AU’s hjemmeside. Hjemmesiden med den dybdegående vejledning forventes at være klar i slutningen af denne uge:
Vigtigt om bilnøgler og adgang
Nøglerne til bilerne vil fremadrettet ligge i handskerummet i bilen. Bilen låses op via Mileagebook-appen, så det er vigtigt, at I har appen installeret og er logget ind, når I skal bruge en tjenestebil.
Hvorfor skifter vi til Mileagebook?
Der er flere grunde til, at vi indfører den nye løsning:
• Mere effektiv økonomistyring: Oplysninger om booking, bruger, kørte kilometer og projektnummer sendes automatisk videre til vores økonomiafdeling.
• Mindre administration for brugerne: Booking og kørebog bliver samlet i én arbejdsgang, og de kørte kilometer registreres automatisk af bilen.
• Bedre udnyttelse af bilerne: Vi får bedre mulighed for at flytte biler internt på AU, alt efter hvor behovet er, og dermed udnytte bilparken mere effektivt.
• Bedre klimaregnskab: På sigt håber vi, at en bedre udnyttelse af bilerne vil betyde flere kørte kilometer i tjenestebilerne frem for, at biler står ubrugt hen.
Der vil fortsat være enkelte specialbiler, som er afsat til bestemte afdelinger. Som udgangspunkt er alle øvrige tjenestebiler dog tilgængelige for alle brugere på AU Viborg.
Jeg håber, I vil tage godt imod den nye løsning og gå til forandringen med gåpåmod.
Hvis der er behov for oplæring i systemet, eller hvis der opstår problemer undervejs, skal I endelig ikke tøve med at tage fat i os på Fleetsupport@au.dk eller 93508180.
På forhånd tak for jeres hjælp med at få den nye løsning godt i gang.