Præsentation af kerneopgaverne i Sekretariatet

Som Jørgen nævnte på et institutmøde, har vi i løbet af efteråret 2024 organiseret sekretariatet i 4 teams, der understøtter, betjener og rådgiver instituttet indenfor områderne:  

• Mennesker & Kultur  

• Strategi & Kommunikation  

• Ledelse & sektionssupport  

• Projekt & Funding  

Mennesker & Kultur betjener instituttet ved rekrutteringsforløb, on- og offboarding, håndtering af ferie- og fravær, planlægning af karrieredage, etablering af Mentor & Mentee pilot-ordning samt webinarer omkring arbejdsmiljø og kultur. Desuden drives kantinen i Flakkebjerg.  

Strategi & Kommunikation understøtter instituttet med kommunikation. Teamet beskæftiger sig med projektkommunikation og ekstern branding af instituttet, dets forskere og projektresultater. Dertil udvikles interne workshops om forskningsformidling i form af video, fotos og kommende medietræning. Teamet arbejder med udvikling- og drift af intranettet samt den eksterne hjemmeside og tilrettelægger større og mindre informationsprocesser.

Ledelse & sektionssupport understøtter den daglige administration i sektionerne. De administrative koordinatorer er nøglepersoner ift. at håndtere løbende sagsbehandling i driftssystemer som f.eks. IndFak, mitHR, WorkZone og ReAp samt understøtter sektionslederen ift. forberedelse af sektionsmøder og general kommunikation til sektionen. Teamet betjener ligeledes alle instituttets udvalg samt institutledelsen. 

Projekt & Funding understøtter og rådgiver alle forskere på instituttet. Teamet består af 5 medarbejdere, hvoraf 2 primært beskæftiger sig med projektledelse på projekter som institutledelsen har vurderet særligt relevant at understøtte administrativt i hele projektets levetid. 3 medarbejdere beskæftiger sig med udviklings- og funding perspektivet i projektarbejdet, dvs. hovedsageligt pre-award. Medarbejderne, der understøtter pre-award hjælper med kendskab til - og vidensdeling omkring nationale og internationale calls, udbudstekster og krav fra udbyderen. Dertil ydes sparring omkring projektideer og udvikling af partnerskaber samt support til udarbejdelse af budgetter og tjek af formalia på ansøgninger. Interne workshops omkring projektstyring og muligheder for funding udbydes løbende i instituttet.  

I foråret 2025 er udviklingen af et nyt intranet igangsat. På det nye intranet vil vi gøre os umage for at synlig- og tydeliggøre sekretariatet og hvem man skal kontakte med hvilke spørgsmål i dagligdagen.