AGRO kan spare penge, hvis du bruger indkøbsaftalerne
AUs mål er compliance på 90%, derfor er indkøbsaftalerne kommet for at blive, og de SKAL bruges
I henhold til AUs indkøbspolitik skal indkøb altid foretages på AUs egne indkøbsaftaler eller indkøbsaftaler, AU har tilsluttet sig via SKI eller Statens Indkøb. Kan indkøbet ikke foretages på en af de etablerede aftaler, skal Indkøb inddrages. Indkøbsaftalerne kan findes her.
Alle AUs indkøb, uanset om de er finansieret af universitets ordinære eller eksterne midler, er omfattet af udbudsregler for offentlig forvaltning. Det betyder, at AU skal konkurrenceudsætte indkøb af varer og tjenesteydelser i overensstemmelse med regler i den danske Udbudslov. Her skelnes mellem indkøb henholdsvis over og under tærskelværdien (1.558.409 eksklusive moms) fastsat i loven. Ved indkøb under tærskelværdien skal det desuden vurderes, hvorvidt indkøbet kan have interesse for udenlandske leverandører. Det kan lyde vanskeligt, men der er heldigvis altid særdeles god hjælp at hente hos Indkøb.
- Ved køb over DKK 100.000 skal der tages kontakt til Indkøb
- Ved køb under DKK 100.000 (uden interesse fra udlandet) skal der indhentes 2-3 tilbud
- Ved køb under DKK 100.000 (med interesse fra udlandet) her skal Indkøb inddrages
AGRO har en række indkøbere, som er ansvarlige for instituttets indkøb – find dem her. Ved bestilling af varer skal følgende informationer oplyses:
- Aarhus Universitet – CVR nr. 31119103
- EAN nr. – Det område/institut du køber ind for
- Bestiller og rekvirent – Det navn og godkender af købet
- Varenr./varebeskrivelse – Entydig og præcis
- Sag/sagsopgave
Mangler der informationer på fakturaerne medfører det store udgifter til håndtering af fakturaer.
AGRO er desværre langt fra at nå målsætningen om compliance på 90%. Et redskab til at nærme sig målet er e-handel, som nu er muligt på områderne kontorartikler, papirvarer, kaffe/te og laboratorievarer. En sidegevinst ved e-handel er, at flere undersøgelser viser, at transaktionsomkostningerne næsten halveres ved e-handel.
Budskabet er derfor – benyt altid indkøbsaftalerne og e-handel, hvor det er muligt, således at AGRO kan nærme sig compliance på 90% samt spare penge.