AU får nyt system til tidshåndtering
Otte medarbejdere i SYSTEM er udvalgt til at være testpiloter på et nyt tidshåndteringssystem i november med henblik på at afprøve, om opsætning og system understøtter processerne. Senere vil alle medarbejdere blive orienteret om systemet via lokale møder og mails.
ARS har i de seneste år kørt på pumperne og stået for udskiftning. Fra årsskiftet overgår vi derfor til et nyt tidshåndteringssystem.
AU har valgt systemet ProMark. I første omgang er det ST’s enheder i Roskilde, Kalø, Silkeborg, Årslev, Flakkebjerg og Foulum, der skal tage systemet i brug.
ARS har altid givet grundlag for en god diskussion om, hvad det skal bruges til. Det vil det nye system nok også gøre. Der er dog ingen tvivl om, at vi skal registrere vores tid, bl.a. på grund af:
- Krav fra bevillingsgiver
- Forbedrede grundlag for aktivitets- og ressourcestyring
Systemet vil forhåbentligt også give en mere automatiserede interaktion mellem AU’s systemer. Som det er nu, bliver mange informationer båret manuelt mellem systemerne, og det giver grobund for fejlkilder.
Hvad får vi som brugere
Jeg har selv som bruger tidsregistreret i forskellige systemer siden midten af 90’erne. Det har i den periode bevæget sig fra at være indtastninger for at lære om egen disponering af tid til at være indtastninger for at bevise bevillingsgivere, at tiden er erlagt.
Ud over at give et billede af, hvor arbejdsindsatsen for den enkelte er lagt på projekterne, får vi et overblik over merarbejde, fravær (ferie og sygdom) o.l. svarende til det vi havde i ARS.
Det nye ProMark forventes ikke at give de store indkøringsproblemer for os brugere, da vi er vant til at tidsregistrere.
Som bruger kan man også være projektleder. Projektlederen kan få et overblik over tidsforbruget for alle involverede i sine projekter.
Hvad sker der for administratorerne
Sekretariatet spiller i samarbejde med projektøkonomerne en rolle som administratorer. I de seneste par år har sekretariatets medarbejdere tastet oplysninger fra ARS i fraværsmodulet i AUHRA. Dette arbejde vil forsvinde. Til gengæld vil sektionssekretærerne spille en vigtig rolle som ”bussemænd” ved den månedlige opfølgning på, om medarbejderne har tidsregistreret.
Også for projektøkonomerne forventes der at være en effektivisering, da det gamle ARS som sagt har kørt på pumperne.
Hvad kan ledelsen få
Ledelsen kan i form af rapporter og statistikker honorere de krav der er fra eksterne bevillingsgivere, offentlige myndigheder, o.l. Der kan fås et samlet overblik over hvordan den enkelte medarbejder eller medarbejdergruppen disponerer tiden.
Endvidere kan ledelsen i samme system se opgørelse over fraværstid.
Endelig vil det give et grundlag for en mere ensartet håndtering af medarbejdernes tid på tværs af AU.