Tips og tricks fra kommunikation: Gode mail vaner

Har du prøvet at modtage en mail, som overskrider dine grænser? Det kan være, at den er for personlig, skrevet af en rasende person, du ikke forstår indholdet, den er alt for lang, den er for kort, den er uhøflig, den indeholder emojis, som du finder upassende, den er sarkastisk eller ironisk.

De fleste af os har nok prøvet af få en mail, som ikke var helt passende, og som vi godt kunne have undværet. Vi kan desværre ikke styre, hvad andre mennesker gør, så umiddelbart kan det være svært at forhindre. MEN vi kan bestemme, hvad vi selv gør, og hvordan vi selv skriver mails. Og hvis vi selv gør, hvad vi kan for at opretholde en ordenlig tone og god mailkultur, så har det en tendens til at smitte af på andre. 

Og hvordan gør vi så det? Først og fremmest kan du hoppe ind og læse "33 spørgsmål du bør stille dig selv, inden du trykker send". Så gør du både dig selv og dine kollegaer en stor tjeneste - det er faktisk ret underholdende læsning. 

Du kan også tage et kig på min præsentation fra sidste års SeniorVIP, hvor jeg snakkede om selvsamme emne. Du kan se præsentationen her. 

Til slut vil jeg lige give et par rigtig gode tips, som du altid kan bruge, når du skal skrive en mail er: 

• Lav et emne på et til to ord, der kan hjælper læseren med at afkode, hvad e-mailen handler om
• Skriv altid hej eller kære og slut af med f.eks. Med venlig hilsen. 
• Brug en profesionel tone, husk stavekontrol, læs igennem en ekstra gang og brug ikke forkortelser.
• Brug ikke Capslock. STORE BOGSTAVER betyder, at du råber.
• Jokes, vittige bemærkninger og sarkasme fungerer ikke godt i mails. Hvis du bruger dem, kan du meget let blive misforstået.
• Brok og sladder har ikke hjemme i mail, hold det for dig selv.
• Skriv kortfattet og præcist, men ikke så kort, at det kan opfattes som uhøfligt.
• Brug af emojiier skal kun bruges mellem virkelig gode venner.
• Læs igennem en ekstra gang, inden du sender.
• Prøv at tage en snak face-to-face i stedet for at sende en mail, men send en mail, når der er faktuelle oplysninger, de kan have brug for.

Er du i tvivl om noget kommunikationsfagligt, er du altid velkommen til at kontakte Camilla Brodam på brodam@agro.au.dk