AGRO giver hovedsagelig rådgivning inden for ydelsesaftalen Planteproduktion samt i en kontrakt for Miljøstyrelsen (MST), der vedrører pesticidanvendelse. Det overordnede ansvar ligger hos institutlederen (Jørgen E. Olesen) og hos indsatskoordinatorerne for de enkelte områder:
Alle indsatskoordinatorer er sektionsledere og dermed en del af institutledelsen. Problemstillinger vedrørende organisering af myndighedsopgaverne drøftes på møder i institutledelsen, som også fungerer som instituttets myndighedsbetjeningsudvalg.
Fordeling af opgaver og ansvar
Institutleder:
Indsatskoordinatorers/sektionslederes opgaver:
Projektleder/tovholder:
Koordinering og organisering
For Planteaftalen afholdes månedlige møder mellem indsatskoordinatorer og den DCA-ansvarlige for planteområdet. På disse møder gennemgås nyligt afsluttede, igangværende og forventede opgaver, og potentielle problemer med bemanding eller forsinkelser gennemgås. Ressourcesætning af opgaver ligger ved institutlederen, men drøftes med tovholdere for opgaverne og indsatskoordinatorerne. Dette gælder også forhold til særlig belastning af nøglemedarbejdere, som også drøftes ved disse møder.
For aftalen med MST afholdes månedlige, interne koordineringsmøder med de involverede medarbejdere. Sekretariatsfunktionen for dette er placeret ved AGRO, men der er behov for at få afklaret, hvordan dette indlejres i forhold til kvalitetssikringssystemet ved DCA. Dog følges kvalitetssikringssystemet også her på samme vis som for de øvrige aftaler.
Forslag til bemanding af bestilte opgaver foreslås normalt af den tovholder, der på forhånd er tildelt opgaven. Bemanding af opgaven og af fagfællebedømmer skal godkendes af indsatskoordinator, inden opgaven sættes i værk. Dette gælder også for tidsplanen. Der iværksættes nu også en procedure, hvor indsatskoordinatoren skal godkende, at processen har levet op til kriterierne for fagfællebedømmelse (fagligt og teknisk), inden opgaven kan afleveres.
I tilfælde af konflikter på tværs af institutter vil det typisk være op til en dialog mellem de involverede institutledere. Erfaringer viser, at tidlig opmærksomhed omkring problemstillinger giver den mest smertefrie løsning af problemer. Opgaver, der går på tværs af institutter, har derfor særlig bevågenhed ved de månedlige møder med DCA omkring Planteaftalen. Der afholdes møder hver anden måned med institutledere på tværs af DCA og DCE for at koordinere og forebygge problemer.
Ved AGRO er der et særligt problem i opgaver, der ledes af DCE eller GEUS, og som er forankret i specifikke kontrakter, hvor det er enkelte medarbejdere ved AGRO, der deltager. Disse opgaver er ikke direkte forankret i ledelsen via indsatskoordinatorer. Der er heller ikke nogen systematisk opgørelse af omfanget og indholdet i disse opgaver i forhold til institutledelsen. Der er derfor indledt en dialog med DCA og DCE, om hvordan disse opgaver kan sikres registreret fremover, og hvordan de vil kunne integreres i den løbende overvågning på kvalitetssiden.
Læs mere om om myndighedsbetjening på Technical Sciences' hjemmeside
Myndighedsbetjening i Technical Sciences er ligeledes blevet ISO 9001-certificeret