AGRO giver hovedsagelig rådgivning inden for ydelsesaftalen Planteproduktion samt i en kontrakt for Miljøstyrelsen (MST), der vedrører pesticidanvendelse. Det overordnede ansvar ligger hos institutlederen (Jørgen E. Olesen) og hos indsatskoordinatorerne for de enkelte områder:

• Planters forædling og bestøvning, plantesundhedsaspekter samt plantebeskyttelse og IPM (Mogens Nicolaisen)
• Klimasmarte produktionssystemer (Mathias N. Andersen)
• Gødningsstoffer, normtal og kvælstofprognose (Jørgen Eriksen)
• Jord og jordbundsforhold, herunder digitale kort og billede analyse (Mogens H. Greve)
• Grøn omstilling og biomasse (Tommy Dalgaard)
• Målrettet arealregulering og virkemidler (Jørgen Eriksen)
• MST. Effektivitetsvurderinger i forbindelse med pesticidanvendelse (Per Kudsk)

Alle indsatskoordinatorer er sektionsledere og dermed en del af institutledelsen. Problemstillinger vedrørende organisering af myndighedsopgaverne drøftes på møder i institutledelsen, som også fungerer som instituttets myndighedsbetjeningsudvalg.

Fordeling af opgaver og ansvar

Institutleder:

• Instituttets overordnede kvalitetsansvarlige sikrer, at indsatskoordinatorer og tovholdere er bekendt med deres ansvar og opgaver i forbindelse med løsning og kvalitetssikring af myndighedsopgaver.
• Fastsætter den årlige budgetramme til myndighedsrådgivning.
• Varetager forhandlinger med ministeriet om kommende års opgaver.
• Godkender budgetter for indsatsområderne.
• Sikrer, at instituttet har den rette kapacitet og forskningshøjde inden for nøgleområder med mange rådgivningsopgaver for at sikre højst mulig kvalitet og synergi. Desuden bidrager institutleder til at sikre, at andre, relevante institutter inddrages i opgaverne.

Indsatskoordinatorers/sektionslederes opgaver:

• Sikre, at indsatsområdets opgaver fordeles til kvalificerede medarbejdere, samt sikre, at medarbejderne har den fornødne tid til at løse opgaven.
• Sikre, at tovholdere/projektledere kan løse opgaverne inden for tid og budget ved at bidrage til forventningsafstemning mellem kontaktperson, ministeriet og projektleder.
• Bidrage til at sikre, at andre relevante institutter inddrages i opgaverne. Hvilket bl.a. gøres, ved at indsatskoordinator/sektionsleder skal godkende projektgruppen, før arbejdet påbegyndes.
• Sammen med tovholder/projektleder at sikre, at der er afsat tid til kvalitetssikring og drøfte, om der er mulighed for publicering, o.l. Sikre, at sektionens aftaler og kontraktforpligtelser, herunder myndighedsrådgivning, overholdes og afvikles rettidigt med den aftalte kvalitet.
• Bistå projektlederen med at træffe beslutninger i forbindelse med opgaveløsning.
• Sikre, at den faglige review-proces foregår korrekt.
• Drøfte rekruttering af nødvendige medarbejdere med institutleder.
• Koordinere og levere input til halv- og helårsrapporter til ministeriet.
• Give input til dialogmøder med ministeriet vedr. fremtidige trends inden for området, der kan få politisk bevågenhed.

Projektleder/tovholder:

• Afgrænse opgaven i dialog med ministeriet og hvis nødvendigt inddrage indsatskoordinator og  sektionsleder.
• Afhængig af opgavens omfang, som kan være:
  • Løbende rådgivning
  • Kort besvarelse med kort tidshorisont
  • Større opgaver med længere tidshorisont udarbejdes forslag til bemanding og evt. projektbeskrivelse.
• Leder af konkret myndighedsopgave gennem styring af opgaven herunder aftaler med projektgruppe om gennemførelse, kvalitetssikring og rettidig afslutning.

Koordinering og organisering
For Planteaftalen afholdes månedlige møder mellem indsatskoordinatorer og den DCA-ansvarlige for planteområdet. På disse møder gennemgås nyligt afsluttede, igangværende og forventede opgaver, og potentielle problemer med bemanding eller forsinkelser gennemgås. Ressourcesætning af opgaver ligger ved institutlederen, men drøftes med tovholdere for opgaverne og indsatskoordinatorerne. Dette gælder også forhold til særlig belastning af nøglemedarbejdere, som også drøftes ved disse møder.

For aftalen med MST afholdes månedlige, interne koordineringsmøder med de involverede medarbejdere. Sekretariatsfunktionen for dette er placeret ved AGRO, men der er behov for at få afklaret, hvordan dette indlejres i forhold til kvalitetssikringssystemet ved DCA. Dog følges kvalitetssikringssystemet også her på samme vis som for de øvrige aftaler.

Forslag til bemanding af bestilte opgaver foreslås normalt af den tovholder, der på forhånd er tildelt opgaven. Bemanding af opgaven og af fagfællebedømmer skal godkendes af indsatskoordinator, inden opgaven sættes i værk. Dette gælder også for tidsplanen. Der iværksættes nu også en procedure, hvor indsatskoordinatoren skal godkende, at processen har levet op til kriterierne for fagfællebedømmelse (fagligt og teknisk), inden opgaven kan afleveres.

I tilfælde af konflikter på tværs af institutter vil det typisk være op til en dialog mellem de involverede institutledere. Erfaringer viser, at tidlig opmærksomhed omkring problemstillinger giver den mest smertefrie løsning af problemer. Opgaver, der går på tværs af institutter, har derfor særlig bevågenhed ved de månedlige møder med DCA omkring Planteaftalen. Der afholdes møder hver anden måned med institutledere på tværs af DCA og DCE for at koordinere og forebygge problemer.

Ved AGRO er der et særligt problem i opgaver, der ledes af DCE eller GEUS, og som er forankret i specifikke kontrakter, hvor det er enkelte medarbejdere ved AGRO, der deltager. Disse opgaver er ikke direkte forankret i ledelsen via indsatskoordinatorer. Der er heller ikke nogen systematisk opgørelse af omfanget og indholdet i disse opgaver i forhold til institutledelsen. Der er derfor indledt en dialog med DCA og DCE, om hvordan disse opgaver kan sikres registreret fremover, og hvordan de vil kunne integreres i den løbende overvågning på kvalitetssiden.

Læs mere om om myndighedsbetjening på Technical Sciences' hjemmeside

Myndighedsbetjening i Technical Sciences er ligeledes blevet  ISO 9001-certificeret