Gæster - forskere, ph.d.-studerende og praktikanter

Gæsteophold i AGRO – det skal du være opmærksom på

Gæster omfatter forskere, der ikke er ansat på AU, ph.d.-studerende, der ikke er indskrevet på AU, og studerende i praktik, der ikke er indskrevet på AU (kaldet ›praktikanter‹). De omfatter også personer, der udfører forskningsstøttearbejde eller bruger forskningsudstyr på AU, og som ikke er ansat på universitetet (medmindre deres adgang til universitetet er dækket af en separat aftale).

Flowet for gæster skal altid følges – uanset hvilken type gæst du inviterer. Kontakt derfor din sektionskoordinator så tidligt som muligt i processen.

Før opholdet kan godkendes

Din sektionskoordinator og sektionsleder vurderer, om sektionen kan tage imod gæsten. I vurderingen indgår bl.a. sektionens mangfoldighed og antallet af gæster, der allerede er i sektionen.

Som kontaktperson/vejleder skal du desuden gennemføre en online samtale med den potentielle gæst. Sektionslederen skal deltage for at vurdere gæstens mundtlige engelskniveau.

Hvis gæsten kommer fra Kina, Iran eller Rusland, skal du kontakte Karina med det samme. Der skal laves en risikovurdering, før der kan aftales interview og udstedes invitationsbrev. Gæstens CV og publikationsliste skal sendes til Karina, og processen kan først fortsætte, når baggrundsscreeningen er godkendt.

Rammer for opholdet

AGRO accepterer som udgangspunkt kun gæsteophold på op til 6 måneder. Længere ophold kræver forudgående godkendelse fra institutlederen, før invitationsbrev kan udstedes.
Opholdet er betinget af, at gæsten er 100 % finansieret hjemmefra. Der gives som udgangspunkt ikke top-up stipendier. Hvis AGRO i særlige tilfælde skal yde stipendium/scholarship, skal det oplyses, når formularen indsendes.
Gæster får som udgangspunkt ikke AU-mail eller adgang til AU-drev. Undtagelsen er virksomhedspraktikanter.
Gæster skal have adgangskort til AU’s bygninger. De kan booke og køre AU-biler med tilladelse. Gæster forventes at arbejde inden for normal arbejdstid og får derfor som udgangspunkt ikke pinkode til døre uden for dette tidsrum.
I helt særlige tilfælde kan der gives adgang til bygninger uden for normal arbejdstid. Denne adgang omfatter også adgang til mail og netværk. Ønskes dette, skal der sendes en begrundet ansøgning til institutlederen på head.agro@au.dk.

Dokumenter der skal udfyldes

Hvis sektionslederen godkender gæstens engelskniveau, skal følgende dokumenter udfyldes og underskrives:

Det er din opgave som vejleder/kontaktperson at sikre, at alle relevante parter underskriver dokumenterne.

For AU-studerende kan kopi af masterkontrakt/uddannelsesaftale vedhæftes i stedet for de to aftaler.

Når den præcise ankomstdato er på plads, skal formularen ”Gæster og studerende” udfyldes.

Vigtigt om sagsbehandling og udgifter

Forvent altid 2–3 måneders sagsbehandlingstid i forbindelse med ansøgning om arbejds- og opholdstilladelse.

AGRO refunderer ikke:

gebyr til SIRI i forbindelse med ansøgning om korrekt arbejds- og opholdstilladelse
rejseudgifter

Besøgende

Ophold under 1 mdr.

Besøgende omfatter universitetsgæster, konferencegæster, besøgende studerende, der ikke er nævnt nedenfor, og besøgende medlemmer af det tekniske/administrative personale (f.eks. eksterne konsulenter eller teknikere). Den pågældende person er er i op til en måned og får ikke adgangskort og forventes kun at færdes i AU-bygninger i følge med ansatte i AGRO.

Praktikanter

MSc og BSc studerende, ikke indskrevet på AU

For at modtage en praktikant fra et ikke EU-/EØS-land SKAL praktikanten have en arbejds- og opholdstilladelse til AGRO.

Dette er ekstremt vigtigt, og det kan få fatale konsekvenser for hele AU, hvis ikke dette overholdes. Turist- eller Schengenvisum til et andet EU-land er ikke nok, og det er heller ikke nok at være indskrevet i et andet EU-land. Praktikanten skal have en arbejdstilladelse til AGRO for at kunne arbejde og i det hele taget opholde sig i instituttet.

Studerende fra DK, Norden og EU/EØS kan modtages uden arbejds- og opholdstilladelse.

Yderligere information kan findes her: http://www.au.dk/en/internationalcentre/international-students/internships/.

Ph.d.-gæster og gæsteforskere

Forskere, der ikke er ansat på AU, ph.d.-studerende, der ikke er indskrevet på AU

Ph.d.-studerende og gæsteforskere, som kommer fra EU/EØS, Norden og Danmark, kan rejse frit ind i Danmark, og der skal ikke søges om arbejds- og opholdstilladelse.

Ph.d.-studerende og gæsteforskere, som kommer fra lande uden for EU/EØS, og som skal opholde sig >90 dage i Danmark, skal have en arbejds- og opholdstilladelse som gæsteph.d.

Personer, som har en Mastergrad, og som skal være i Danmark i <90 dage, kan komme på et "business visa". Vær dog obs på, at det ikke er muligt for disse gæster at få et CPR-nummer eller en dansk bankkonto. I disse tilfælde skal vi have en kopi af gæstens MSc-bevis. Det bruges som dokumentation over for SIRI.